Ablauf
So läuft die Einführung einer Projektmanagement-Software ab
- Stufenweiser Rollout
- Start in der Projektleitung
- Kein Stillstand im Tagesgeschäft
Kurzfassung
Die Einführung einer Projektmanagement-Software wie Linetrack läuft in elf Schritten über drei Phasen: Klären vor der Entscheidung (Erstgespräch, Zweitgespräch, Testing, Angebot), Aufsetzen bis zum Go-Live (Rollout-Konzept, Systemaufsetzung, Migration der Bestandspläne, Onboarding) und Etablieren nach dem Go-Live (Begleitung und stufenweiser Ausbau, Schnittstellenentwicklung, Wirkungs-Review). Eingeführt wird stufenweise: erst die Projektleitung, danach nacheinander die Abteilungen, ohne dass die laufende Arbeit unterbrochen wird. Vom Kick-off bis zum Go-Live vergehen nur zehn Arbeitstage, danach starten die ersten Schulungen.
Rollout
Stufenweise eingeführt, ohne Stillstand
Linetrack wird nicht an einem Stichtag für alle eingeschaltet. Wir starten soft in der Projektleitung, denn dort laufen die Termine zusammen. Die Abteilungen arbeiten in dieser Zeit weiter wie gewohnt.
Danach kommen die Abteilungen nacheinander dazu, jede mit eigener Schulung und erst dann, wenn die vorige Stufe sitzt. Ihre laufende Arbeit wird zu keinem Zeitpunkt unterbrochen.
Warum kein Big Bang? In Linetrack arbeiten Projektleitung und Abteilungen am selben Plan. Stellen alle am selben Tag um, lernt jeder gleichzeitig neu, und die Abstimmung zwischen den Bereichen hakt genau dann, wenn sie am dringendsten gebraucht wird.
arbeitet in Linetrack arbeitet wie bisher
Stufe 1
Start in der Projektleitung
Die laufenden Projekte werden in Linetrack geplant. Termine an die Abteilungen gehen weiter über die gewohnten Wege.
- arbeitet in Linetrack: Projektleitung
- arbeitet wie bisher: Konstruktion
- arbeitet wie bisher: Fertigung
- arbeitet wie bisher: Einkauf
- arbeitet wie bisher: Montage
- arbeitet wie bisher: Projektmitarbeitende
Stufe 2
Erste Abteilungen kommen dazu
Die Bereiche mit der meisten Abstimmung planen ihre Kapazitäten im selben System wie die Projektleitung.
- arbeitet in Linetrack: Projektleitung
- arbeitet in Linetrack: Konstruktion
- arbeitet in Linetrack: Fertigung
- arbeitet wie bisher: Einkauf
- arbeitet wie bisher: Montage
- arbeitet wie bisher: Projektmitarbeitende
Stufe 3
Alle Abteilungen an einem Plan
Die übrigen Abteilungen folgen. Eine Excel-Liste wird erst abgelöst, wenn ihr Bereich sicher im System arbeitet.
- arbeitet in Linetrack: Projektleitung
- arbeitet in Linetrack: Konstruktion
- arbeitet in Linetrack: Fertigung
- arbeitet in Linetrack: Einkauf
- arbeitet in Linetrack: Montage
- arbeitet wie bisher: Projektmitarbeitende
Stufe 4
Projektmitarbeitende im Taskmanagement
Zum Schluss kommen die Projektmitarbeitenden dazu. Sie sehen ihre Aufgaben im Taskmanagement und melden den Fortschritt direkt im System zurück statt per Mail oder Zuruf.
- arbeitet in Linetrack: Projektleitung
- arbeitet in Linetrack: Konstruktion
- arbeitet in Linetrack: Fertigung
- arbeitet in Linetrack: Einkauf
- arbeitet in Linetrack: Montage
- arbeitet in Linetrack: Projektmitarbeitende
Beispielhafte Reihenfolge. Welche Abteilung wann dazukommt, legen wir gemeinsam im Rollout-Konzept fest.
Die Schritte
Elf Schritte in drei Phasen
Phase A
Klären — vor der Entscheidung
Erstgespräch
Vorstellung an echten Situationen statt an einer Feature-Liste, dazu die Analyse des Bestands: welche Listen, Tools und Excel-Dateien heute im Einsatz sind, wer sie pflegt und an welchen Stellen Termine und Kapazitäten getrennt voneinander laufen.
ErgebnisEhrliche Bestandsaufnahme und ein Bild der Lücken
Zweitgespräch
Das Zielbild: Projektstruktur, beteiligte Abteilungen, Rollen, Planungstiefe und die Funktionsbausteine, die Sie tatsächlich brauchen.
ErgebnisAbgestimmtes Zielbild, Scope und Aufwandsrahmen
Testing
Vor der Entscheidung bekommen Sie Linetrack selbst in die Hand, gemeinsam mit dem künftigen Anwenderkreis und anhand Ihrer eigenen Planungsfragen. Das Testing ist kostenfrei und Teil des Erstkontakts. Wer später damit arbeitet, hat das System vorher benutzt.
ErgebnisEntscheider und Anwender wissen, worauf sie sich einlassen
Angebot und Entscheidung
Lizenzumfang und Leistungspakete verbindlich, dazu Zeitplan und benannte Ansprechpartner auf beiden Seiten.
ErgebnisUnterschrift und Projektstart mit klarem Rahmen
Phase B
Aufsetzen — bis zum Go-Live
Rollout-Konzept
Wir stimmen die Einführung auf Ihre Prozesse ab, damit Linetrack Teil der bestehenden Abläufe wird und keine weitere Insel daneben. Dazu gehören die Spielregeln der Planung (wie tief wird geplant, wer darf Termine verschieben, welche Kapazitäten sind verbindlich) und die Reihenfolge, in der die Abteilungen nach der Projektleitung dazukommen.
ErgebnisAbgestimmter Stufenplan und eine Planungslogik, auf der das System aufsetzt
Systemaufsetzung
Konfiguration der Umgebung nach der definierten Logik: Projektstrukturen, Abteilungen, Rollen und Rechte, Kalender und Kapazitäten.
ErgebnisLauffähige Umgebung, die zu Ihren Prozessen passt
Migration der Bestandspläne
Übernahme der laufenden Projekte aus Excel und MS Project, strukturelle Prüfung und Anpassung an die vereinbarte Planungslogik. Die Fehler, die dabei in den alten Plänen sichtbar werden, sind Teil des Ergebnisses.
ErgebnisEchter Projektstand im System statt Neuerfassung
Onboarding und Go-Live
Der Go-Live beginnt in der Projektleitung: Sie plant die laufenden Projekte im System, die Abteilungen arbeiten weiter wie bisher. Jede Gruppe wird rollenbezogen geschult und lernt, was sie im Alltag braucht, und zwar dann, wenn sie laut Stufenplan an der Reihe ist.
ErgebnisProjektleitung plant produktiv im System, ohne dass die Arbeit stillsteht
Phase C
Etablieren — nach dem Go-Live
Begleitung und stufenweiser Ausbau
Eine feste Ansprechperson, kurze Regeltermine und Nachjustierung im laufenden Betrieb. In dieser Phase kommen die Abteilungen nach Stufenplan dazu, jede erst dann, wenn die vorige sicher im System arbeitet.
ErgebnisAbteilung für Abteilung im System, ohne Parallelplanung in Excel
Schnittstellenentwicklung
Laufende Anbindung an ERP-Systeme, an die Zeiterfassung (AIDA, Finkzeit, OptiTime), Import aus MS Project, Primavera, Excel und SAP sowie eine REST-API. Das kann parallel laufen und ist keine Voraussetzung für den Start.
ErgebnisDurchgängige Datenbasis ohne Doppelerfassung
Wirkungs-Review
Nach etwa drei Monaten der Abgleich gegen die Ausgangslage aus Schritt 1: Wie viele Listen sind abgelöst? Wie hat sich die Termintreue entwickelt? Wo wird noch daneben geplant?
ErgebnisBelegte Wirkung und Grundlage für die nächste Ausbaustufe
Dauer
Wie lange das dauert
Wie lange die Klärung dauert, hängt an Ihren Terminen. Das Aufsetzen ist nach zehn Arbeitstagen erledigt, danach kommen die Abteilungen Schritt für Schritt dazu.
- Phase A – Klären
- 1–3 WochenAbhängig davon, wie schnell Termine mit allen Beteiligten zustande kommen.
- Phase B – Aufsetzen
- 10 ArbeitstageVom Kick-off bis zum Go-Live: System aufsetzen, laufende Pläne übernehmen, erste Schulungen starten.
- Phase C – Etablieren
- laufendAbteilungen kommen nach Stufenplan dazu, Wirkungs-Review nach etwa drei Monaten.
Vom Kick-off bis zum Go-Live: 10 AT
*Wert aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026.
Kosten
Was das kostet
Sie zahlen nur, was Sie wirklich nutzen. Jeder Nutzer bekommt eine Basislizenz, Funktionsbausteine buchen Sie pro Nutzer dazu. Wer nur Aufgaben zurückmeldet, braucht keinen vollen Planungszugriff und kostet entsprechend weniger. Die Lizenz beginnt bei 10 € pro Nutzer und Monat.
Das Testing vor der Entscheidung ist kostenfrei. Rollout-Konzept, Systemaufsetzung, Onboarding und Migration der Bestandspläne sind nicht im Lizenzpreis enthalten; sie sind einzeln verfügbar und werden nach Umfang kalkuliert. Bereits vorhandene Schnittstellen werden angebunden, ohne dass dafür neu entwickelt werden muss – Aufwand entsteht erst, wenn Ihre Daten von den bisherigen Implementierungen abweichen. Welche Schritte sinnvoll sind, ergibt sich aus dem Erstgespräch.
Lizenz je Nutzer
- Ressourcenmanagement
- Multiprojektmanagement
- Projektplanung
- Basislizenz
Projektleitung
- Ressourcenmanagement
- Basislizenz
Abteilungsleitung
- Taskmanagement
- Basislizenz
Mitarbeitende
Aufwand
Wer macht was
| Schritt | Linetrack | Ihr Team |
|---|---|---|
| Erstgespräch | Gesprächsführung und Analyse des Bestands | Teilnahme von Projektleitung und Fachbereich, Überblick über die eingesetzten Listen |
| Zweitgespräch | Zielbild strukturieren, Scope und Aufwandsrahmen | Entscheidung über Planungstiefe und beteiligte Bereiche |
| Testing | Zugang, Vorbereitung und Begleitung, kostenfrei | Teilnahme des künftigen Anwenderkreises |
| Angebot und Entscheidung | Angebot, Zeitplan, Ansprechpartner | Freigabe und Benennung einer verantwortlichen Person |
| Rollout-Konzept | Abstimmung auf Ihre Prozesse, Stufenplan für die Abteilungen | Auskunft über die gelebten Abläufe, Entscheidung über Zuständigkeiten und Reihenfolge |
| Systemaufsetzung | Vollständige Konfiguration der Umgebung | Abteilungsstruktur, Rollen und Kapazitäten pro Bereich |
| Migration der Bestandspläne | Import, strukturelle Prüfung, Anpassung | Bereitstellung der laufenden Pläne aus Excel und MS Project |
| Onboarding und Go-Live | Rollenbezogene Schulung, Start in der Projektleitung | Teilnahme der Projektleitung, später der Abteilungen |
| Begleitung und stufenweiser Ausbau | Feste Ansprechperson, Schulung je Abteilung, Nachjustierung | Rückmeldung aus dem Betrieb, Freigabe der nächsten Stufe |
| Schnittstellenentwicklung | Entwicklung und Anbindung | IT-Ansprechpartner für die Anbindung |
| Wirkungs-Review | Auswertung gegen die Ausgangslage | Teilnahme und Einschätzung aus den Bereichen |
Erfahrung
Was passiert, wenn Schritte übersprungen werden
Nicht jeder Schritt ist für jedes Unternehmen nötig. Bei diesen drei sind die Folgen des Weglassens aber am deutlichsten.
Ohne Rollout-Konzept
Wird Linetrack neben die bestehenden Abläufe gestellt statt in sie hinein, entsteht eine weitere Insel: noch ein Tool, das gepflegt wird, während die eigentliche Abstimmung weiter über Excel und Zuruf läuft. Ungeklärte Planungsregeln verschwinden dabei nicht. Wenn niemand entschieden hat, wer Termine verschieben darf, entscheidet das jeder für sich, nur eben dokumentiert.
Ohne Testing
Wer das System vor der Entscheidung nicht selbst benutzt hat, führt seine eigene Liste weiter, für alle Fälle. Die Excel-Datei bleibt parallel im Einsatz, und damit gibt es weiterhin zwei Wahrheiten.
Ohne Planmigration
Ein System mit Beispieldaten ist eine Demo, kein Arbeitsmittel. Solange die laufenden Projekte nicht drin sind, arbeitet niemand am echten Stand – und die Einführung verschiebt sich stillschweigend auf das nächste Projekt.
Einordnung
Warum das kein ERP-Projekt ist
Ein ERP-System ist auf Controlling und Auftragsabwicklung ausgelegt, nicht auf operative Termin- und Kapazitätsplanung. Sein Projektmodul löst deshalb einen Ausschnitt – und die Feinplanung wandert in der Praxis trotzdem zurück nach Excel.
Die Einführung von Linetrack setzt daneben an, nicht darin. Geplant wird ab der ersten migrierten Projektliste, und zwar ohne dass eine Schnittstelle stehen muss. Die Anbindung an ERP und Zeiterfassung kommt danach und verbessert eine Planung, die zu diesem Zeitpunkt bereits läuft.
Sie müssen sich also nicht zwischen ERP-Projekt und Planungstransparenz entscheiden. Linetrack ersetzt kein ERP-System und will es nicht – es verbindet Projektplanung, Abteilungsplanung, ERP und Zeiterfassung zu einer gemeinsamen Datenbasis.
FAQ
Häufige Fragen zur Einführung
Noch Fragen zum Ablauf?
Im Erstgespräch klären wir, welche Schritte in Ihrer Situation sinnvoll sind.