Messen und Nachsteuern

Soll-Ist-Vergleich
im Projekt

Geplante und tatsächliche Werte zu einem Stichtag gegenüberstellen – je Vorgang, Arbeitspaket und Projekt. Und aus der Abweichung die Frage beantworten, die wirklich zählt: Wann sind wir bei diesem Verlauf fertig, und welche anderen Projekte trifft das?

Linetrack Software für Soll-Ist-Vergleich, Projektüberwachung und Forecast in Industrieprojekten

Kurzfassung

Ein Soll-Ist-Vergleich stellt geplante und tatsächliche Projektwerte zu einem Stichtag gegenüber: Termine, Aufwände und Fortschritt. Linetrack führt diesen Abgleich laufend je Vorgang und Arbeitspaket – Fortschritt aus dem Task-Tracking, Ist-Zeiten per Schnittstelle aus der Zeiterfassung – und schreibt die Abweichung als Forecast über alle Projekte fort. Im Einsatz unter anderem bei Schnaithmann Maschinenbau und LANG Technik.

50%

Kunden mit Schnittstelle
importieren Ist-Zeiten

56%

Kunden mit laufender
Schnittstelle in 6 Monaten

1512

parallel gesteuerte
Projekte

100%

nannten fehlende Transparenz
als Ausgangsproblem

*Alle Kennzahlen auf dieser Seite stammen aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026. Bei den Ausgangsproblemen sind Mehrfachnennungen möglich.

Herausforderungen

Warum der Soll-Ist-Vergleich meist zu spät kommt

100 % der Linetrack-Kunden nannten fehlende Transparenz als Ausgangsproblem, 91 % Excel- und Tool-Chaos, 59 % manuelle Statusabfragen. Mehrfachnennungen möglich. Beim Soll-Ist-Vergleich schlagen diese Muster besonders durch – vier davon in der Praxis.

Der Abgleich entsteht erst zum Berichtstermin

Soll und Ist werden zusammengetragen, wenn der Monatsbericht fällig ist. Dann ist die Abweichung vier Wochen alt und der betroffene Vorgang abgeschlossen. Was bleibt, ist eine Erklärung – keine Korrektur.

Planstunden und Iststunden liegen getrennt

Die Planwerte stehen im Projektplan, die Iststunden in der Zeiterfassung, die Termine in einer dritten Liste. 91 % der Kunden nannten genau dieses Excel- und Tool-Chaos als Ausgangsproblem. Der Vergleich entsteht dann per Copy-and-paste und ist mit dem nächsten Buchungstag wieder veraltet.

Fortschritt wird geschätzt, nicht gemeldet

Ohne Rückmeldung auf Vorgangsebene bleibt der Fortschrittsgrad eine Meinung. Der Klassiker: Ein Arbeitspaket steht wochenlang kurz vor der Fertigstellung. Verbrauchte Stunden und tatsächlicher Fortschritt lassen sich dann nicht mehr gegeneinander prüfen.

Die Abweichung wird dokumentiert, aber nicht hochgerechnet

Der Vergleich zeigt, dass ein Vorgang deutlich mehr Stunden gebraucht hat als geplant. Was daraus für den Endtermin und für die parallel laufenden Projekte folgt, steht nirgends. 100 % der Kunden nannten fehlenden Portfolio-Überblick als Ausgangsproblem.

Definition

Was ist ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt?

Ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt stellt geplante und tatsächliche Werte zu einem Stichtag gegenüber – Termine, Aufwände und Fortschritt, je Vorgang, Arbeitspaket und Gesamtprojekt. Die Differenz zwischen beiden Reihen ist die Abweichung. Sein Zweck ist nicht die Dokumentation, sondern die Frühwarnung: Abweichungen sollen sichtbar werden, solange sich der Verlauf noch korrigieren lässt.

Damit ist der Soll-Ist-Vergleich der messende Schritt im Regelkreis aus Projektplanung und Steuerung: Der Plan liefert den Maßstab, die Rückmeldung den Ist-Wert, die Bewertung die Entscheidung. Fehlt einer dieser drei Teile, entsteht kein Vergleich, sondern eine Zahlenreihe ohne Konsequenz.

Ehrliche Einordnung

Ein Soll-Ist-Vergleich ist nur so gut wie seine Ist-Daten

Der Soll-Wert ist unkritisch, er steht im Plan. Der Ist-Wert ist die eigentliche Hürde. Fortschritt und Terminstände entstehen aus der Rückmeldung im System, Ist-Stunden kommen aus der Zeiterfassung, Bestell- und Rechnungsstände aus dem ERP. Jede dieser Quellen muss angebunden sein, sonst bleibt der Vergleich lückenhaft.

Konkret: 56 % der Linetrack-Kunden haben in den ersten sechs Monaten eine laufende Schnittstelle aufgesetzt. Davon importieren 50 % Ist-Zeiten für genau diesen Zweck, 39 % haben ihr ERP angebunden. Ohne angebundene Zeiterfassung bleibt der Aufwandsvergleich eine Schätzung. Welche Systeme wie angebunden werden, steht unter Integrationen.

Linetrack erfasst selbst keine Arbeitszeiten und ist kein ERP-System. Das ist Absicht: Eine Projektsteuerung mit eigener Zeiterfassung konkurriert mit dem System, in dem Personalabteilung und Betriebsrat die Zeiten ohnehin führen – und verliert diesen Wettbewerb im Regelfall. Linetrack liest die Ist-Werte, statt sie ein zweites Mal zu erheben.

Wer noch keine Schnittstelle hat, startet deshalb sinnvollerweise mit Terminen und Fortschritt: Diese Kennzahlen entstehen aus Rückmeldungen im System und funktionieren ohne jede Anbindung. Der Stundenvergleich kommt dazu, sobald die Zeiterfassung angebunden ist. Ein Soll-Ist-Vergleich auf halber Datenbasis ist ehrlicher als einer, der Ist-Stunden aus Schätzungen erfindet.

56 %

der Kunden hatten binnen sechs Monaten eine laufende Schnittstelle aufgesetzt

50 %

davon importieren Ist-Zeiten für genau diesen Zweck

Vom Rückblick zur Prognose

Der Soll-Ist-Vergleich ist rückwärtsgerichtet – Wert entsteht erst im Forecast

Ein Soll-Ist-Vergleich beantwortet eine Frage über die Vergangenheit: Was war geplant, was ist passiert? Das ist notwendig, steuert aber noch nichts. Die steuernde Frage lautet anders: Wann sind wir bei diesem Verlauf fertig – und welche anderen Projekte trifft das?

Linetrack schreibt die gemessene Abweichung deshalb fort. Aus verbrauchtem Aufwand und gemeldetem Fortschritt entsteht ein Restaufwand, dieser wird gegen die verbleibende Kapazität der Abteilung gerechnet und ergibt einen neuen Endtermin. Weil dieselben Abteilungen an mehreren Projekten arbeiten, wird die Verschiebung sofort im Multiprojektmanagement sichtbar – als Ausschlag im Kapazitätshistogramm der betroffenen Abteilung, nicht als Randnotiz in einem einzelnen Projektbericht.

Szenarioplanung und Kapazitätsmanagement mit Soll-Ist-Vergleich und Forecast in Linetrack

Der Projektleiter simuliert daraufhin Alternativen: Vorgang verlängern, Kapazität umschichten, Umfang kürzen oder fremdvergeben. Erst die entschiedene Variante geht zurück in den Plan – und wird damit zum neuen Soll für die nächste Runde. Wie Termine und Kapazitäten dabei nativ zusammenlaufen, beschreibt Termin- und Kapazitätsplanung in einem System.

Woher der Ist-Stand kommt

Rückmeldung statt Statusabfrage

Der Ist-Stand entsteht dort, wo gearbeitet wird. Mitarbeiter melden ihre Aufgaben im Task-Tracking zurück – Konstrukteure am Desktop, Monteure und Servicetechniker mobil über die App. Der Fortschritt ist damit kein Sammelstand aus der Wochenrunde, sondern ein laufender Datenstrom auf Vorgangsebene.

59 % der Kunden nannten manuelle Statusabfragen als eines ihrer Ausgangsprobleme, Mehrfachnennungen möglich – gemeint ist das Abtelefonieren der Abteilungen vor jeder Besprechung. Die Rückmeldung im Taskmanagement ersetzt genau diesen Schritt: Der Projektleiter fragt den Stand nicht ab, er liest ihn. Die Besprechung beginnt damit nicht bei der Datensammlung, sondern bei der Entscheidung.

Aufgabenmanagement-Dashboard mit Rückmeldungen zum Projektfortschritt für den Soll-Ist-Vergleich

Wie stark ein Vorgang vom Plan abweicht, ist direkt im Balkenplan sichtbar; wie Vorgänge, Abhängigkeiten und Meilensteine dargestellt werden, beschreibt die Seite zum Gantt-Diagramm. Für die Bewertung hat sich in der Praxis eine einfache Regel bewährt: Eine Abweichung, die einen Meilenstein oder einen nachgelagerten Vorgang berührt, wird sofort entschieden. Alles andere wird beobachtet, bis der Trend über zwei Stichtage in dieselbe Richtung zeigt – erst dann ist er belastbar.

Kennzahlen

Welche Kennzahlen ein Soll-Ist-Vergleich liefert

Ein belastbarer Soll-Ist-Vergleich besteht nicht aus einer Zahl, sondern aus mehreren Kennzahlen, die unterschiedliche Fragen beantworten – und die aus unterschiedlichen Quellen stammen. Die dritte Spalte ist dabei die entscheidende: Sie benennt, welches System den Ist-Wert liefern muss, damit die Kennzahl überhaupt entsteht.

Kennzahl	Was sie zeigt	Woher die Ist-Daten kommen
Termintreue	Abweichung zwischen geplantem und tatsächlichem Ende je Vorgang und Meilenstein, in Tagen.	Rückmeldung im System – Start- und Endmeldung der Vorgänge.
Fortschrittsgrad	Wie viel Prozent eines Arbeitspakets abgearbeitet sind, gemessen gegen den Planstand zum Stichtag.	Rückmeldung im System über das Task-Tracking, je Aufgabe.
Aufwand in Stunden	Planstunden gegen Iststunden je Vorgang – die Kennzahl, die Kalkulation und Nachkalkulation verbindet.	Import aus der Zeiterfassung; ohne Schnittstelle nur als Schätzung.
Kapazitätsauslastung	Verplante gegen tatsächlich geleistete Stunden je Abteilung – zeigt strukturelle Überlast statt Einzelfälle.	Zeiterfassung, ergänzt um Abwesenheiten aus Zeiterfassung oder HR.
Meilensteintrend	Wie sich ein Meilenstein über mehrere Stichtage bewegt – der früheste belastbare Hinweis auf Terminverzug.	Ergibt sich aus den Terminständen im System, keine externe Quelle nötig.
Bestell- und Fremdkosten	Ob zugesagte Liefertermine und beauftragte Fremdleistungen zum aktuellen Projektstand passen.	ERP-Anbindung – bei 39 % der Kunden mit Schnittstelle im Einsatz.

Drei dieser sechs Kennzahlen – Termintreue, Fortschrittsgrad und Meilensteintrend – entstehen allein aus Daten, die im Projektsystem selbst anfallen. Aufwand, Kapazitätsauslastung und Fremdkosten hängen an einer Schnittstelle. Wer ohne Anbindung startet, bekommt drei belastbare Kennzahlen und drei Schätzungen. Das ist ein brauchbarer Anfang – es sollte nur so benannt werden.

Case Study

Vom Nachrechnen zum laufenden Abgleich

Vor Linetrack entstand der Soll-Ist-Vergleich im Nachhinein: Planstunden aus dem Projektplan, Iststunden aus der Zeiterfassung, zusammengeführt in einer Tabelle, wenn jemand danach fragte. Heute laufen Plan, Rückmeldung und Ist-Zeiten in einer Datenbasis – die Abweichung steht im selben Bild wie der Plan, und der Forecast schreibt sie über alle Projekte fort.

„Mit Linetrack haben wir zahlreiche intransparente Planungen eliminiert.“

Niklas Reitinger

Leiter Projektmanagement

Schnaithmann Maschinenbau GmbH

FAQ

Häufig gestellte Fragen

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Was ist ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt?

Ein Soll-Ist-Vergleich stellt geplante und tatsächliche Projektwerte zu einem Stichtag gegenüber: Termine, Aufwände und Fortschritt, je Vorgang und Arbeitspaket. Die Differenz ist die Abweichung. Sein Zweck ist die Frühwarnung, nicht die Dokumentation – er soll zeigen, wo der Verlauf vom Plan abweicht, solange sich noch etwas daran ändern lässt.

Welche Kennzahlen gehören in einen Soll-Ist-Vergleich?

In der Praxis fünf bis sechs: Termintreue, Fortschrittsgrad, Aufwand in Stunden, Kapazitätsauslastung, Meilensteintrend und, falls das ERP angebunden ist, Bestell- und Fremdkosten. Termintreue, Fortschrittsgrad und Meilensteintrend entstehen aus Daten des Projektsystems selbst. Der Stunden- und Kapazitätsvergleich braucht eine angebundene Zeiterfassung, sonst bleibt er eine Schätzung.

Woher kommen die Ist-Daten für den Soll-Ist-Vergleich?

Aus drei Quellen: Fortschritts- und Terminmeldungen aus der Rückmeldung im System, Ist-Stunden per Import aus der Zeiterfassung, Bestell- und Rechnungsstände aus dem ERP. Bei Linetrack haben 56 % der Kunden in den ersten sechs Monaten eine Schnittstelle aufgesetzt. Davon importieren 50 % Ist-Zeiten für den Soll-Ist-Vergleich, 39 % haben ihr ERP angebunden.

Was ist der Unterschied zwischen Soll-Ist-Vergleich und Forecast?

Der Soll-Ist-Vergleich blickt zurück: Er misst, was bis zum Stichtag geplant war und was tatsächlich passiert ist. Der Forecast schreibt dieses Ergebnis fort und beantwortet die steuernde Frage: Wann ist das Projekt bei diesem Verlauf fertig, und welche anderen Projekte trifft die Verschiebung? Ohne Forecast bleibt der Vergleich eine Bewertung der Vergangenheit.

Wie oft sollte ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden?

So oft, wie Entscheidungen getroffen werden. Sinnvoll ist ein wöchentlicher Rhythmus, in Montage- und Inbetriebnahmephasen ein täglicher. Entscheidend ist nicht der Rhythmus, sondern dass Rückmeldungen und Ist-Zeiten laufend einlaufen. Ein Vergleich, der erst zum Monatsbericht entsteht, kommt für den betroffenen Vorgang regelmäßig zu spät.

Welche Software eignet sich für Projektüberwachung und Soll-Ist-Vergleich?

Geeignet ist eine Software, die Plan und Rückmeldung in derselben Datenbasis führt und Ist-Zeiten per Schnittstelle übernimmt – kein reiner Terminplaner und keine separate Auswertungstabelle. Wichtig ist außerdem die projektübergreifende Sicht, weil dieselben Abteilungen an mehreren Projekten arbeiten. Den vollständigen Regelkreis beschreibt Projektplanung und Steuerung. Linetrack kostet ab 10 € pro Nutzer und Monat, modular nach Nutzeranzahl, Rollen und gebuchten Funktionsbausteinen.

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