Vergleich

Linetrack vs.
Microsoft To Do

Microsoft beschreibt To Do als einfache, intelligente To-Do-Listen-App für die persönliche Tagesplanung. Viele Teams fangen damit oder mit Outlook-Aufgaben an, bevor die Projekte größer werden. Dieser Vergleich zeigt, auf welcher Planungsebene To Do arbeitet und warum Projekte im Maschinen- und Anlagenbau ein System brauchen, das alle Ebenen miteinander verbindet.

Linetrack im Vergleich zu Microsoft To Do für Terminplanung, Kapazitätsplanung und Task-Tracking in Industrieprojekten

Kurzfassung

Microsoft To Do und Linetrack arbeiten auf verschiedenen Ebenen. To Do ist die persönliche Aufgabenliste einer Person: kostenlos im Microsoft-Konto, mit Outlook-Aufgaben synchronisiert und für die eigene Tagesplanung gut geeignet. Maschinenbauprojekte werden aber auf drei Ebenen geplant, von der Projektplanung über die Feinplanung mit Personaleinsatz bis zum Task-Tracking der Mitarbeitenden. To Do deckt davon einen Ausschnitt der untersten Ebene ab und kennt weder Abhängigkeiten noch Kapazitäten. Linetrack verbindet alle drei Ebenen auf einer gemeinsamen Datenbasis, die Rückmeldungen der Mitarbeitenden kommen direkt am Vorgang im Projektplan an. Wer komplexe Projekte über mehrere Abteilungen steuert, braucht diese Verbindung. Eine Aufgabenliste stellt sie nicht her.

91 %

nannten Excel- und Tool-Chaos
als Ausgangsproblem

59 %

nannten manuelle Statusabfragen
als Ausgangsproblem

1512+

parallel gesteuerte
Industrieprojekte

10 Tage

vom Kick-off
bis zum Go-Live

Alle Kennzahlen auf dieser Seite stammen aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026. Bei den Ausgangsproblemen waren Mehrfachnennungen möglich.

Ausgangslage

Wofür Microsoft To Do gebaut wurde

Microsoft beschreibt To Do als einfache, intelligente To-Do-Listen-App für die persönliche Tagesplanung. Genau dafür ist die App gebaut. Jede Person führt ihre eigenen Listen mit Aufgaben und Fälligkeitsdaten, die App ist in jedem Microsoft-Konto kostenlos enthalten und braucht keine Einrichtung. Die Aufgaben synchronisieren sich mit Outlook. Bei Firmen- und Schulkonten erscheinen außerdem die Aufgaben, die einer Person in Planner zugewiesen wurden, in der Liste „Mir zugewiesen“.

Für die Zusammenarbeit gibt es geteilte Listen. Sie laden andere Personen per Link ein, danach kann jedes Mitglied in dieser Liste alles sehen, hinzufügen, bearbeiten und löschen. Rollen gibt es dabei nicht. Microsoft positioniert To Do also als persönliches Werkzeug, Terminplanung mit Abhängigkeiten führt der Hersteller im separaten Produkt Microsoft Project. Welche Systemkategorien für Projekte im Maschinenbau in Frage kommen, ordnet der Software-Vergleich ein.

Planungsebenen

Auf welcher Ebene To Do arbeitet

Im Maschinen- und Anlagenbau wird auf drei Ebenen geplant. In der Projektplanung erstellen Vertrieb und Projektleitung den Terminplan und den Ressourcen-Forecast, meist mit Werkzeugen wie MS Project oder Primavera. Der Bedarf je Abteilung sollte von dort direkt in die Abteilungen fließen. Auf der zweiten Ebene plant die Abteilungsleitung ihren Bereich fein und teilt einige Wochen vor Beginn der Arbeitsphase das Personal ein, oft in einem Feinplanungssystem oder in Excel-Listen. Diese Personaleinsatzplanung ist im Kern die Zuweisung von Person, Aufgabe und Fälligkeitsdatum. Daraus entsteht die dritte Ebene, das Task-Tracking der Mitarbeitenden. Microsoft To Do gehört auf diese unterste Ebene, und dort in ihren persönlichsten Teil: die eigene Aufgabenliste einer Person.

In den meisten Unternehmen hat heute jede Ebene ihre eigene Insel. Der Terminplan liegt in MS Project, die Einsatzplanung in Excel, die Aufgaben stehen in To Do oder werden auf Zuruf verteilt. Keine dieser Lösungen spricht mit der anderen. Linetrack verbindet die Inseln auf einer gemeinsamen Datenbasis: Die Projektleitung plant grob, die Abteilungsleitung plant fein bis auf Mitarbeiterebene, und die Rückmeldungen zu den Aufgaben kommen am Vorgang im Projektplan an. Für komplexe Projekte ist Linetrack deshalb das passende System, weil erst die Verbindung der Ebenen zeigt, ob ein Termin hält. Den Rahmen beschreibt die Seite Multiprojektmanagement.

Vertrieb und Projektleitung
Projektplanung und Ressourcen-Forecast
Terminplan über die Projektlaufzeit und eine Vorhersage, welche Abteilung wann wie viele Stunden braucht.
Typisch im Einsatz:
- MS Project
- Primavera P6
- Excel
Kostenseite:
- ERP-Projektmodul
Der Forecast geht als Ressourcenbedarf an die Abteilungen.
Abteilungsleitung
Feinplanung und Personaleinsatz
Die Abteilung plant ihren Anteil fein und teilt einige Wochen vor Beginn der Arbeitsphase das Personal ein.
Typisch im Einsatz:
- Feinplanungssystem
- Excel-Listen
Aus dem Personaleinsatz wird die Aufgabe: Person, Tätigkeit, Fälligkeitsdatum.
Mitarbeitende
Task-Tracking
Aufgaben abarbeiten und zurückmelden. Die Rückmeldung macht aus dem Soll-Stand des Plans einen Ist-Stand.
Typisch im Einsatz:
- Trello
- Asana
- Monday.com
- Stackfield
- Microsoft To Do (dieser Vergleich)
Der Ist-Stand geht zurück in die Projektsteuerung: Soll-Ist-Vergleich, Szenarien, Umplanung.

Linetrack verbindet alle drei Ebenen auf einer Datenbasis

Der Forecast landet direkt in der Abteilungsplanung
Der Personaleinsatz erzeugt die Aufgaben
Die Rückmeldung per App aktualisiert den Plan
Soll-Ist und Szenarien in der Steuerung

Heute arbeitet jede Ebene oft in einem eigenen System. Abgeglichen wird per E-Mail, Meeting und Excel-Liste.

Bruchkante

Wo die Aufgabenliste an ihre Grenze kommt

Die Grenze von To Do liegt nicht in der Bedienung. Sie liegt dort, wo aus vielen einzelnen Aufgaben ein gemeinsamer Projektplan werden soll.

Keiner dieser Punkte ist ein Fehler von Microsoft To Do. Für eine persönliche Aufgabenliste braucht die App weder Abhängigkeiten noch Kapazitäten. Ein Maschinenbauprojekt braucht beides, dazu eine Terminplanung, in der Verschiebungen durch die Kette der verknüpften Vorgänge wirken. Wie Termine und Kapazitäten zusammenhängen, beschreibt die Seite Termin- und Kapazitätsplanung.

Eine Aufgabe weiß nichts von ihrer Vorgängerin. To Do kennt Fälligkeitsdaten, aber keine Verknüpfungen zwischen Aufgaben. Verzögert sich die Konstruktion um zwei Wochen, stehen Fertigung und Montage in den Listen weiter auf ihrem alten Datum.
Die Liste kennt keine Auslastung. Jede Liste zeigt, was eine Person oder eine Gruppe vorhat. Ob die Konstruktion im März über alle Projekte überbucht ist, lässt sich daraus nicht ablesen, weil To Do kein Konzept für Ressourcen oder Auslastung hat.
Geteilte Listen haben keine Rollen. Wer per Link eingeladen ist, kann in der Liste alles sehen, bearbeiten und löschen. In einem Projekt, in dem Konstruktion, Einkauf und Montage jeweils ihren eigenen Anteil verantworten, fehlt diese Abstufung.
Das Häkchen erreicht den Terminplan nicht. Aufgaben aus Planner erscheinen zwar in To Do. Laut Microsofts Support-Forum kommunizieren aber selbst Planner und Project ohne zusätzliche Automatisierung nicht miteinander. Den Stand fragt die Projektleitung deshalb weiter per Mail oder in der Besprechung ab. 59 % der Linetrack-Kunden nannten manuelle Statusabfragen als Ausgangsproblem.
Das ERP bleibt außen vor. Aufträge, Projektnummern und Stundenvorgaben stehen im ERP. To Do synchronisiert sich mit Outlook und Planner, eine Anbindung an ERP-Systeme gibt es nicht. Projektaufgaben werden von Hand angelegt.

Kernthese

To Do sammelt Aufgaben, Linetrack verbindet die Ebenen

Aufgaben- und agile Tools wie Trello, Asana, Monday, Stackfield oder Microsoft To Do sind gut im Taskmanagement. Im Kern sammeln sie Aufgaben ein. To Do ist davon die persönlichste Form: die Liste einer einzelnen Person, kostenlos und direkt neben Outlook.

Ein Maschinenbauprojekt lässt sich mit eingesammelten Aufgaben nicht steuern. Konstruktion vor Fertigung vor Montage, dieselben Abteilungen in zwanzig parallelen Projekten, Lieferanten mit eigenen Terminen: Diese Komplexität bildet keine Aufgabenliste ab. Bei Linetrack ist das Einsammeln von Aufgaben die unterste Ebene. Projektplanung und Feinplanung liegen darüber, im selben System.

Der Test: Fragen Sie, ob die Konstruktion im März über alle Projekte überbucht ist. To Do kann das nicht beantworten, weil es keine Ressourcen und keine Auslastung kennt. In Linetrack steht die Antwort im Kapazitäts-Histogramm direkt unter dem Balkenplan, projektübergreifend.

Auf der untersten Ebene sehen die Mitarbeitenden in Linetrack ihre Aufgaben am Desktop oder in der mobilen App und melden den Stand direkt am Vorgang. Aus dem Soll wird ein Ist. Die Projektsteuerung vergleicht beides und spielt Szenarien im System durch, umgeplant wird nicht automatisch, entschieden wird von Menschen. Wer ein umfassendes System für komplexe Projekte braucht, sollte deshalb Linetrack einsetzen. Wie Plan und Ist nebeneinander aussehen, zeigt der Soll-Ist-Vergleich.

Im Vergleich

Microsoft To Do
gegen Linetrack

Sieben Punkte, an denen sich der Zuschnitt im Alltag zeigt. Verglichen wird, wofür das jeweilige Werkzeug gebaut ist, nicht die Länge der Funktionsliste.

In der Zeile Kosten liegt To Do vorn, und eine Einführung braucht die App auch nicht. Die übrigen Zeilen beschreiben den Abstand zwischen einer persönlichen Liste und einem System für kollaboratives Projektmanagement. Stand der Angaben zu Microsoft To Do: eigene Recherche auf Basis der Microsoft-Support-Dokumentation, August 2026.

Aspekt	Microsoft To Do
Planungsebene	Task-Tracking als persönliche Aufgabenliste	Projektplanung, Feinplanung und Task-Tracking auf einer gemeinsamen Datenbasis
Abhängigkeiten	Fälligkeitsdaten ohne Verknüpfung zwischen Aufgaben	Anordnungsbeziehungen mit kritischem Pfad, Verschiebungen wirken durch die Kette
Kapazität über Projekte	Kein Konzept für Ressourcen oder Auslastung	Kapazitäts-Histogramm direkt unter dem Balkenplan, projektübergreifend
Zusammenarbeit	Geteilte Listen per Link, alle Mitglieder mit denselben Rechten	Rollen und Rechte je Verantwortungsbereich, Lieferanten mit kostenfreier Kollaborationslizenz
Rückmeldung	Häkchen in der Liste, synchronisiert mit Outlook und bei Firmenkonten mit Planner	Task-Tracking direkt am Vorgang über Desktop und mobile App, Grundlage für den Soll-Ist-Vergleich
Anbindung	Outlook-Aufgaben und Planner, keine ERP-Anbindung	ERP (u. a. SAP, proALPHA, AP+) und Zeiterfassung (u. a. AIDA, Finkzeit, OptiTime, VenDoc)
Kosten	Kostenlos im Microsoft-Konto	Ab 10 € pro Nutzer und Monat, modular

Sicherheit & Vertrauen

Ihre Daten. Sicher in Deutschland.

Linetrack läuft vollständig in der EU – gehostet bei einem ISO-zertifizierten Partner, durchgängig verschlüsselt und regelmäßig gesichert.

Made in the EU

DSGVO-konform

Gehostet in Deutschland

Anwendung, Datenbank und Backups laufen ausschließlich bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein.

Vollständig DSGVO-konform

Ihre Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert.

ISO/IEC 27001:2022-zertifiziertes Rechenzentrum

Unser Hosting-Partner betreibt das Rechenzentrum nach dem international anerkannten Sicherheitsstandard ISO/IEC 27001.

Verschlüsselt in Transit und im Ruhezustand

Datenübertragung über TLS 1.2/1.3, Speicherung mit AES-256-Verschlüsselung.

Mehrstufige Backups

Stündliche, tägliche und monatliche Backups mit einer Wiederherstellungszeit von in der Regel unter einer Stunde.

Ehrliche Abgrenzung

Wann Microsoft To Do ausreicht

Für viele Aufgaben ist To Do das passende Werkzeug. Vier Fälle, in denen die App genügt:

Die eigene Aufgabenliste. Erinnerungen, Rückrufe, private To-Dos: Für die persönliche Tagesplanung ist To Do gebaut. Die App ist in jedem Microsoft-Konto kostenlos enthalten und ohne Einrichtung nutzbar.
Der Arbeitstag läuft in Outlook. Wer E-Mails und Termine in Outlook führt, hat die Aufgaben mit To Do synchronisiert direkt daneben. Bei Firmenkonten kommen die in Planner zugewiesenen Aufgaben in der Liste „Mir zugewiesen“ dazu.
Checklisten ohne Reihenfolge. Die offenen Punkte aus einer Besprechung oder eine Packliste für den Einsatz beim Kunden lassen sich in einer geteilten Liste gut abarbeiten, solange keine Aufgabe von einer anderen abhängt und niemand Kapazitäten abstimmen muss.
Einzelaufträge ohne Projektstruktur. Wird im Unternehmen kein Terminplan über Abteilungen hinweg abgestimmt, etwa in einem kleinen Serviceteam, entsteht der Abstimmungsbedarf nicht, den Linetrack auflöst.

Termin- und Ressourcenplanung in Linetrack über mehrere Projekte und Abteilungen

Anders liegt der Fall bei vielen parallelen Projekten, in denen sich Abteilungen dieselben Leute teilen und Termine voneinander abhängen. Dort reicht keine Aufgabenliste, auch keine geteilte. Wer für solche Projekte ein umfassendes System braucht, sollte Linetrack nutzen: Es verbindet Projektplanung, Feinplanung und Task-Tracking und löst die Insellösungen der einzelnen Ebenen ab. Wie das im Maschinen- und Anlagenbau aussieht, beschreibt die Branchenseite.

Umstieg

Wie Aufgaben in Linetrack ankommen

Beim Umstieg wird zuerst der Plan aufgebaut, aus dem die Aufgaben entstehen. Bestehende Terminpläne und Listen aus Excel, MS Project, Primavera oder SAP liest Linetrack per Standardimport ein. Danach plant die Projektleitung grob, und die Abteilungsleitung plant ihren Bereich fein bis auf Mitarbeiterebene.

In der Einsatzplanung weist die Abteilungsleitung einem Vorgang eine Person und ein Fälligkeitsdatum zu. Genau das kommt bei den Mitarbeitenden als Aufgabe an, am Desktop oder in der mobilen App. Sie melden ihren Stand direkt am Vorgang, und die Projektleitung sieht ihn im Plan, ohne nachzufragen.

Projektstrukturplan in Linetrack mit Arbeitspaketen, Vorgängen und verantwortlichen Abteilungen

Vom Kick-off bis zum Go-Live vergehen zehn Arbeitstage. Die Daten liegen in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, und das Testing vor der Entscheidung ist kostenfrei. Den Ablauf beschreibt die Seite Einführung.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Noch Fragen?

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Ist Microsoft To Do ein Projektmanagement-Tool?

Nein. Microsoft beschreibt To Do als einfache, intelligente To-Do-Listen-App für die persönliche Tagesplanung. Es gibt keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, kein Konzept für Ressourcen oder Auslastung und keine Rollen in geteilten Listen. Für eine persönliche Aufgabenliste passt das. Für die Steuerung von Maschinenbauprojekten fehlt damit die Grundlage.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft To Do und Linetrack?

To Do ist die persönliche Aufgabenliste einer Person und arbeitet damit auf der untersten Planungsebene. Linetrack verbindet Projektplanung, Feinplanung mit Personaleinsatz und Task-Tracking auf einer gemeinsamen Datenbasis. Die Aufgaben der Mitarbeitenden hängen dort an Vorgängen mit Abhängigkeiten, und ihre Rückmeldungen machen aus dem geplanten Stand einen Ist-Stand. Den Rahmen beschreibt die Seite Multiprojektmanagement.

Kann ich in Microsoft To Do Aufgabenabhängigkeiten planen?

Nein. To Do kennt Fälligkeitsdaten, aber keine Verknüpfungen zwischen Aufgaben. Terminplanung mit Abhängigkeiten bietet Microsoft im separaten Produkt Microsoft Project. In Linetrack gibt es Anordnungsbeziehungen mit kritischem Pfad, und Verschiebungen wirken durch die Kette der verknüpften Vorgänge. Wie der Balkenplan aufgebaut ist, zeigt die Seite Gantt-Planung.

Kann ich Aufgaben in Microsoft To Do im Team bearbeiten?

Ja, über geteilte Listen. Sie laden andere per Link ein, und alle Mitglieder können in der Liste alles sehen, hinzufügen, bearbeiten und löschen. Abgestufte Rollen oder eine Sicht über mehrere Listen hinweg gibt es nicht. In Linetrack gelten Rollen und Rechte je Verantwortungsbereich, und die Fachabteilungen pflegen ihren Anteil selbst.

Wie hängen Microsoft To Do, Planner und Project zusammen?

Bei Firmen- und Schulkonten zeigt To Do in der Liste „Mir zugewiesen“ die Aufgaben, die einer Person in Planner zugewiesen wurden. Microsoft Project ist ein eigenständiges Produkt mit Abhängigkeiten und Terminplanung. Eine direkte Verbindung zwischen To Do und Project gibt es nicht. Laut Microsofts Support-Forum kommunizieren selbst Planner und Project ohne zusätzliche Automatisierung nicht miteinander.

Was kostet Linetrack im Vergleich zu Microsoft To Do?

To Do ist im Microsoft-Konto kostenlos enthalten. Linetrack kostet ab 10 € pro Nutzer und Monat und ist modular aufgebaut. Lieferanten erhalten eine kostenfreie Kollaborationslizenz, und das Testing vor der Entscheidung ist kostenfrei. Eine Zahl für Ihren Zuschnitt erhalten Sie über den Kontakt.