Anforderungen & Auswahl
Multiprojektmanagement-Software:
was sie wirklich können muss
Die meisten Auswahlprozesse vergleichen Funktionslisten. Entscheidend ist etwas anderes: ob die Software Projekte, Abteilungskapazitäten und bestehende Systeme zu einer gemeinsamen Planung verbindet. Der Anforderungskatalog für projektgetriebene Industrieunternehmen.
Kurzfassung
Multiprojektmanagement-Software muss fünf Kernanforderungen erfüllen: Termin- und Kapazitätsplanung über alle parallelen Projekte hinweg, Einbindung der Fachabteilungen in die Planung, Anbindung an ERP- und Zeiterfassungssysteme statt einer weiteren Insellösung, strukturierte Zusammenarbeit mit externen Lieferanten sowie ein stufenweiser Rollout, der in allen Abteilungen ankommt. Funktionsumfang allein ist kein Kriterium – die meisten Systeme bringen Funktionen mit, die nie genutzt werden.
Der Anforderungskatalog
Was Multiprojektmanagement-Software
können muss – und was nicht
Diese Anforderungen stammen nicht aus einem Lastenheft-Generator, sondern aus den Fragen, die projektgetriebene Industrieunternehmen in Erstgesprächen tatsächlich stellen. Fünf Kernanforderungen entscheiden, ob eine Software im Alltag trägt – alles andere ist Funktionskosmetik.
Alle Projekte und ihre Auswirkung auf die Abteilungen abbilden
Die häufigste erste Frage in jedem Erstgespräch. Eine einzelne Projektplanung kann jedes Tool – entscheidend ist die Gesamtsicht: Welche Projekte laufen parallel, und was bedeuten sie zusammen für Konstruktion, Fertigung und Montage? Multiprojektmanagement-Software muss jedes Projekt automatisch in die Abteilungsauslastung übersetzen. Erst dann ist sichtbar, ob ein neuer Auftrag ins Portfolio passt – bevor der Termin zugesagt wird.
Auswirkungen von Verschiebungen und Engpässen zeigen
Pläne veralten – im Projektgeschäft ist die Änderung der Normalfall. Die Software muss beantworten: Was passiert, wenn sich Projekt A um vier Wochen verschiebt? Wo entsteht der Engpass, welche anderen Projekte sind betroffen, welche Alternative ist die beste? Ohne Simulation von Szenarien bleibt jede Reaktion auf Verzug eine Bauchentscheidung im Meeting.
Daten rein ohne doppelte Pflege
Die nüchternste Frage ist oft die entscheidende: Wie kommen die Daten ins System? Wenn Planer Stammdaten, Aufträge und Stunden manuell nachpflegen müssen, stirbt jedes System an der Realität. Die Antwort muss lauten: über Schnittstellen – nicht über Fleiß.
Schnittstellen zur bestehenden Systemlandschaft
ERP, Zeiterfassung, bestehende Planungsdaten: Multiprojektmanagement-Software, die keine Anbindung mitbringt, wird zur nächsten Insel neben den bestehenden. Linetrack bindet an ERP-Systeme wie SAP, proALPHA oder AP+ und Zeiterfassungen wie AIDA, tisoware, Finkzeit oder OptiTime an – Ist-Stunden und Abwesenheiten fließen automatisch in die Kapazitätsplanung ein.
Einfach genug für alle Key-User
Das unterschätzteste Kriterium – und nach der Einführung fast immer das wichtigste. Zu komplexe Systeme scheitern an der Umsetzbarkeit, zu simple an der Projektkomplexität. Die Software muss von allen Key-Usern bedienbar sein, nicht nur vom PMO: Wer aus Bequemlichkeit an seiner Excel-Liste festhält, erzeugt Redundanzen – und die gemeinsame Datenbasis ist tot, bevor sie lebt.
Grundsatz
Erst der Prozess,dann das Tool
Ein PM-System ist ein Visualisierungs- und Simulationswerkzeug. Es zeigt, was ist, und rechnet vor, was wäre – die Entscheidung, was getan wird, geht immer vom Menschen aus. Deshalb braucht jede Einführung ein Minimum an stehenden Prozessen: Wer plant wann was, und was passiert bei Verzug oder Engpass? Software kann Regeln sichtbar machen und durchsetzen helfen – ersetzen kann sie sie nicht. Und weil Menschen Veränderung selten begrüßen, braucht es an einem Punkt Entscheidungen der Führungsebene: Die gemeinsame Datenbasis funktioniert nur, wenn alle sie nutzen. Das Wohl des Gesamtprozesses steht dann über der Gewohnheit des Einzelnen.
Multiprojektmanagement-Software visualisiert und simuliert – entscheiden muss der Mensch. Wer das umdreht, führt ein Tool ein und wundert sich, dass nichts passiert.
Die üblichen Verdächtigen
Warum Excel und MS Project
an den fünf Anforderungen scheitern
Die meisten Industrieunternehmen starten nicht bei null – sie kommen von Excel-Listen und MS-Project-Plänen. Beide sind an ihrem Platz brauchbar. An den fünf Kernanforderungen scheitern beide systematisch:
Excel
Flexibel, überall vorhanden, jeder kann es – deshalb entsteht in jeder Abteilung eine eigene Liste. Aber: keine gemeinsame Datenbasis, keine automatische Auswirkung auf Abteilungskapazitäten, keine Simulation von Verschiebungen, keine Schnittstellen. Alles ist nur so aktuell wie die letzte manuelle Pflege. Von 176 Planungstools, die Linetrack abgelöst hat, waren 143 Excel-Lösungen – kein Zufall, sondern das Ergebnis jahrelang gewachsener Insellandschaften.
MS Project
Solide Terminplanung für das einzelne Projekt – aber der Plan lebt auf dem Rechner des Projektleiters. Keine projektübergreifende Kapazitätssicht, keine Einbindung der Fachabteilungen, keine Anbindung an ERP oder Zeiterfassung. Verschiebt sich ein Projekt, sieht niemand die Auswirkung auf die anderen. MS Project erfüllt Anforderung eins bis vier nicht – und an Anforderung fünf scheitert es, weil außer dem Projektleiter niemand damit arbeitet.
10AT
bis zum ersten real
geplanten Projekt
176+
abgelöste Excel-Listen
und Planungstools
1512+
parallel gesteuerte
Projekte
50%
weniger
Statusmeetings
*Werte aus produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand Juli 2026.
Referenzen
Von Excel und Software-Inseln zur gemeinsamen Datenbasis
MSG Solutions nutzt Linetrack im Projektmanagement und in den Fachabteilungen, um Projekte effizient zu planen und zu steuern. Das System hat unser altes PM-Tool vollständig abgelöst und dient heute als zentrale Plattform für Termin- und Ressourcenplanung.
Dank gemeinsamen Datenbasis haben wir jederzeit einen klaren Überblick über den Status aller Projekte und sparen erheblich Zeit bei der Portfolioanalyse. Die Workflows sind ideal auf die Anforderungen im Maschinen- und Anlagenbau abgestimmt – Planungen und Entscheidungen können dadurch praxisnah und fundiert getroffen werden.
Besonders positiv erleben wir den Support: Das Linetrack-Team reagiert schnell, ist flexibel in der Weiterentwicklung und schult die Anwendung praxisorientiert auf unsere Prozesse. Man merkt, dass hier echte Erfahrung aus dem Maschinenbau einfließt.
„Vor Linetrack hatten wir ein Projektmanagementsystem im Einsatz, das uns in vielen Bereichen nicht die nötige Transparenz geboten hat. Zudem arbeiteten verschiedene Abteilungen mit eigenen, isolierten Planungslisten.
Mit Linetrack konnten wir diese Abläufe ablösen und verfügen heute über eine professionelle, abteilungsübergreifende Termin- und Ressourcenplanung – von der Vertriebsphase bis zum Projekttracking. Besonders schätzen wir die kollaborative Arbeitsweise und die enge Unterstützung des Linetrack-Teams, das die Software auf unsere Anforderungen angepasst, die Altdaten migriert und unsere Mitarbeiter geschult hat.
Linetrack ist für uns nicht einfach ein weiteres Tool, sondern eine Lösung, die funktioniert.“
„Linetrack hat uns geholfen, den Überblick über komplexe Entwicklungs- und Automatisierungsprojekte zu behalten. Projektpläne entstehen bei uns nun kollaborativ über Abteilungsgrenzen hinweg und werden automatisiert nachverfolgt.
Besonders überzeugt uns die einfache Bedienbarkeit, kombiniert mit dem engen Kontakt zum Linetrack-Team. Die flexible Einführung und praxisnahen Schulungen haben dafür gesorgt, dass unser Team die Lösung schnell angenommen hat – ein klarer Mehrwert für unsere Arbeit.“
„Als Unternehmen im Maschinenbau hatten wir immer Schwierigkeiten, Projektdaten effizient zu verfolgen und zu verwalten. Mit Linetrack haben wir nicht nur Transparenz in unsere Projekte gebracht, sondern auch unsere Produktivität erheblich gesteigert.
Besonders beeindruckend fanden wir die Nutzerfreundlichkeit und die Aufbereitung der Daten, die es uns ermöglichte, immer Alles im Überblick zu haben.
Ich kann Linetrack ohne Vorbehalte anderen Unternehmen empfehlen. Es ist einfach zu bedienen, äußerst effizient und hat unser Geschäft wirklich vereinfacht.
„Wir bei der InVENTer GmbH entwickeln Lüftungsanlagen für Wohngebäude und betreuen viele abteilungsübergreifende Projekte.
Vor Linetrack war die größte Herausforderung, dass ständig Erinnerungen und Nachfragen nötig waren, um Aufgaben im Blick zu behalten. Mit Linetrack konnten wir diesen Aufwand erheblich reduzieren: Erinnerungen laufen automatisch, und das Team arbeitet deutlich produktiver.
Die Einführung des Systems war einfach, die Unterstützung durch Linetrack hervorragend – und die Bedienung ist so intuitiv, dass sich alle schnell zurechtgefunden haben. Besonders schätzen wir, dass das Schulungsmodul jederzeit zur Verfügung steht.“
FAQ
Häufig gestellte Fragen
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Was muss Multiprojektmanagement-Software können?
Was muss Multiprojektmanagement-Software können?
Fünf Kernanforderungen: alle parallelen Projekte mit ihrer Auswirkung auf die Abteilungskapazitäten abbilden, Verschiebungen und Engpässe simulieren, Daten über Schnittstellen statt manueller Pflege einlesen, ERP- und Zeiterfassungssysteme anbinden und einfach genug für alle Key-User sein. Reiner Funktionsumfang ist kein Kriterium – entscheidend ist die Passung zum realen Planungsalltag.
Wie lange dauert die Einführung von Multiprojektmanagement-Software?
Wie lange dauert die Einführung von Multiprojektmanagement-Software?
Bei Linetrack vergehen im Median 10 Arbeitstage bis zum ersten real geplanten Projekt. Der vollständige Rollout über alle Abteilungen erfolgt stufenweise danach – entscheidend ist, früh mit echten Projekten zu arbeiten statt monatelang zu konfigurieren. Grundlagen gesucht? Was Multiprojektmanagement ist und wie es funktioniert, erklärt die Übersichtsseite Multiprojektmanagement.
Welche Voraussetzungen braucht ein Unternehmen vor der Einführung?
Welche Voraussetzungen braucht ein Unternehmen vor der Einführung?
Ein Minimum an stehenden Prozessen: Wer plant wann was, und was passiert bei Verzug oder Engpass? Ein PM-System visualisiert und simuliert – die Regeln, nach denen entschieden wird, muss das Unternehmen mitbringen. Zusätzlich braucht es Rückhalt der Führungsebene, damit alle Key-User die gemeinsame Datenbasis nutzen statt eigener Listen.
Wie kommen die Daten in die Multiprojektmanagement-Software?
Wie kommen die Daten in die Multiprojektmanagement-Software?
Über Schnittstellen, nicht über manuelle Pflege: Linetrack bindet ERP-Systeme wie SAP, proALPHA oder AP+ sowie Zeiterfassungssysteme wie AIDA, tisoware, Finkzeit oder OptiTime an. Stammdaten, Ist-Stunden und Abwesenheiten fließen automatisch in die Planung ein. Bestehende Planungsdaten aus Excel oder MS Project werden beim Rollout übernommen.
Warum scheitern Einführungen von Projektmanagement-Software?
Warum scheitern Einführungen von Projektmanagement-Software?
Meist an einem von drei Mustern: Das System ist zu komplex und die Abteilungen kehren zu Excel zurück, das System ist zu simpel für die reale Projektkomplexität, oder es wird über Funktionslisten entschieden statt über die Arbeitsweise der Anwender. Hinzu kommt fehlende Durchsetzung: Wenn einzelne Key-User an alten Listen festhalten, entstehen Redundanzen und die gemeinsame Datenbasis stirbt.
Ersetzt Multiprojektmanagement-Software die Entscheidungen des Projektleiters?
Ersetzt Multiprojektmanagement-Software die Entscheidungen des Projektleiters?
Nein. Die Software visualisiert den Zustand aller Projekte und simuliert die Auswirkung von Szenarien – die Entscheidung, was getan wird, trifft immer der Mensch. Genau deshalb funktioniert sie nur in Kombination mit klaren Prozessen, die festlegen, wer wann worüber entscheidet. Die meisten Industrieunternehmen starten nicht bei null – sie kommen von Excel-Listen und MS-Project-Plänen. Welche fünf Software-Kategorien es insgesamt gibt, zeigt der Multiprojektmanagement-Software-Vergleich. An den fünf Kernanforderungen scheitern Excel und MS Project systematisch:
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Die Funktionen hinter der verbundenen Termin- und Kapazitätsplanung: