Schnittstellen

Schnittstellen und
Integrationen

Linetrack bindet ERP-, Zeiterfassungs- und HR-Systeme an und liest bestehende Pläne aus MS Project, Primavera, Excel und SAP direkt ein. Damit rechnet die Kapazitätsplanung mit realen Verfügbarkeiten statt mit Annahmen.

Linetrack Projektmanagement-Software mit Schnittstellen zu ERP, Zeiterfassung und HR-Systemen

Kurzfassung

Eine Schnittstelle im Projektmanagement überträgt Daten automatisiert zwischen der Projektsoftware und dem System, das diese Daten führt: ERP, Zeiterfassung oder HR. Linetrack bindet ERP-Systeme, AIDA, Finkzeit und OptiTime an und stellt eine REST-API bereit. Importe aus MS Project, Primavera, Excel und SAP laufen ohne Programmieraufwand. 56 % der Kunden haben binnen sechs Monaten eine laufende Schnittstelle in Betrieb genommen.

56%

Kunden mit laufender
Schnittstelle

100%

davon importieren
Personalabwesenheiten

50%

davon importieren auch
Ist-Zeiten

39%

davon haben eine
ERP-Anbindung

*Alle Kennzahlen auf dieser Seite stammen aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026. Gezählt werden Schnittstellen, die in den ersten sechs Monaten nach dem Go-live entstanden sind.

Herausforderungen

Warum Projektdaten ohne Anbindung
zweimal gepflegt werden

Die Planung braucht Daten, die in anderen Systemen entstehen: Abwesenheiten in der Zeiterfassung, Aufträge im ERP, gebuchte Stunden in der Zeitbuchung. Ohne Schnittstelle wird daraus Handarbeit – vier Muster, die sich in fast jedem Einführungsprojekt wiederholen.

Abwesenheiten stehen im HR-System, nicht im Plan

Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Teilzeitmodelle werden in der Zeiterfassung geführt. Solange sie dort bleiben, plant die Projektleitung gegen eine Kapazität, die es an diesem Tag gar nicht gibt. Genau deshalb ist der Abwesenheits-Import die erste Schnittstelle, die Linetrack-Kunden bauen lassen.

Ist-Zeiten liegen getrennt von der Planung

Gebuchte Stunden landen im ERP oder in der Zeiterfassung, der Plan lebt daneben. Der Soll-Ist-Vergleich entsteht dann per Export, Pivot-Tabelle und Handarbeit – und liegt vor, wenn das Projekt längst weitergelaufen ist.

Stammdaten werden doppelt gepflegt

Neue Mitarbeiter, Kostenstellen, Auftrags- und Projektnummern entstehen im ERP und müssen im Projektsystem nachgezogen werden. Jede vergessene Änderung erzeugt einen zweiten Stand – und damit genau das Misstrauen, das die Einführung eigentlich beseitigen sollte.

Der Umstieg scheitert an den Altplänen

Jahre an Terminplänen liegen in MS Project oder Primavera, dazu Projektlisten in Excel und Stammdaten in SAP. Wer sie beim Systemwechsel neu tippen müsste, verschiebt die Einführung. Bei Linetrack ist dieser Import Standardfunktion – und damit kein Argument gegen den Umstieg.

Definition

Was ist eine Schnittstelle im Projektmanagement?

Eine Schnittstelle im Projektmanagement ist eine automatisierte Datenverbindung zwischen der Projektsoftware und einem führenden Umsystem – typischerweise ERP, Zeiterfassung oder HR. Sie überträgt definierte Felder regelmäßig und in eine festgelegte Richtung, statt sie exportieren und wieder einlesen zu lassen. Jede Information bleibt in dem System, das sie führt, und ist trotzdem in der Planung verfügbar.

Bei Linetrack hat das einen konkreten Zweck. Die Termin- und Kapazitätsplanung rechnet nur dann verlässlich, wenn sie die realen Verfügbarkeiten kennt. Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Teilzeitmodelle entstehen aber nicht im Projektsystem, sondern in der Zeiterfassung oder im HR-System. Genau diese Daten holt die Schnittstelle ab und übergibt sie an das Ressourcenmanagement, wo aus Mitarbeiterverfügbarkeiten die Abteilungskapazität entsteht.

Projektmanagement-Dashboard mit Gantt-Diagramm, gespeist aus verbundenen Schnittstellen

Zwei Arten der Anbindung

Einmalige Datenübernahme oder
laufender Abgleich

Beide Wege sind bereits programmiert und einsatzbereit. Der Unterschied liegt nicht im Preis, sondern darin, ob Daten einmal übernommen werden oder dauerhaft synchron bleiben.

Einmalige Datenübernahme: MS Project, Primavera, Excel und SAP

Bestehende Terminpläne aus MS Project und Primavera, Projektlisten aus Excel sowie Stammdaten aus SAP liest Linetrack direkt ein – die Importe sind fertig entwickelt, Teil des Produkts und laufen out of the box. Das ist der übliche Weg bei der Migration: Die Bestandsplanung wird übernommen, statt neu erfasst zu werden. Über 400 Planungswerkzeuge sind auf diesem Weg schon abgelöst worden, der Großteil davon Excel-Listen.

Laufender Abgleich: ERP, Zeiterfassung, HR

Bei AIDA, Finkzeit und OptiTime läuft der Abgleich dauerhaft: Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle und auf Wunsch gebuchte Ist-Zeiten kommen automatisch in die Planung, statt exportiert und wieder eingelesen zu werden. Auch diese Anbindungen sind programmiert und stehen bereit. Aufwand entsteht erst dort, wo Ihr Datenstand von den bisherigen Implementierungen abweicht – andere Felder, andere Konfiguration oder ein System, das noch nicht angebunden ist.

Der entscheidende Punkt

Was Schnittstellen-Kunden als Erstes anbinden

56 % der Linetrack-Kunden haben in den ersten sechs Monaten nach dem Go-live eine laufende Schnittstelle in Betrieb genommen. Ausnahmslos alle davon importieren Personalabwesenheiten aus der Zeiterfassung oder dem HR-System. Das ist die aussagekräftigste Zahl auf dieser Seite.

Der Grund dahinter ist unspektakulär und trotzdem entscheidend: Eine Kapazitätsplanung, die Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Arbeitszeitmodelle nicht kennt, plant gegen eine Kapazität, die es nicht gibt. Verlässliche Kapazitätsplanung braucht reale Verfügbarkeitsdaten – und die entstehen in der Zeiterfassung, nicht im Projektsystem.

An zweiter Stelle stehen die Ist-Zeiten: 50 % davon importieren gebuchte Stunden zurück in den Plan und machen daraus einen Soll-Ist-Vergleich ohne Handarbeit. 39 % davon haben eine ERP-Anbindung – meist für Aufträge, Projektnummern und Stammdaten, damit die Projektstruktur nicht zweimal gepflegt wird.

Ebenso wichtig ist die andere Lesart derselben Erhebung: Eine Schnittstelle ist keine Startvoraussetzung: In den ersten sechs Monaten hatten 56 % der Kunden eine laufende Schnittstelle im Einsatz, die übrigen arbeiteten in dieser Zeit ohne. Multiprojektmanagement, Termin- und Kapazitätsplanung funktionieren standalone. Eine ERP-Integration ist ein Verstärker, keine Voraussetzung – und kein Grund, mit der Einführung zu warten, bis die IT Kapazität hat.

56%

Kunden mit laufender Schnittstelle

100%

davon importieren Personalabwesenheiten

Übersicht

Welche Systeme Linetrack anbindet

Die Übersicht zeigt die Systeme, die heute produktiv an Linetrack angebunden sind, welche Daten jeweils fließen und ob sie einmalig übernommen oder laufend abgeglichen werden. Alle aufgeführten Anbindungen sind fertig entwickelt und müssen für Ihr Projekt nicht neu gebaut werden.

System	Was ausgetauscht wird	Art der Anbindung
AIDA (AIDA ORGA)	Personalabwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Elternzeit, auf Wunsch gebuchte Ist-Zeiten	Laufender Abgleich, fertig implementiert
Finkzeit	Personalabwesenheiten aus der Zeiterfassung, auf Wunsch gebuchte Ist-Zeiten	Laufender Abgleich, fertig implementiert
OptiTime	Personalabwesenheiten sowie Arbeitszeit- und Schichtmodelle als Basis der Verfügbarkeit	Laufender Abgleich, fertig implementiert
ERP-Systeme, laufende Anbindung	Aufträge, Projekt- und Auftragsnummern, Kostenstellen, Stammdaten – Umfang je Projekt abgestimmt	Laufender Abgleich, je System abgestimmt
MS Project	Bestehende Terminpläne mit Vorgängen, Dauern und Abhängigkeiten – Migration der Altplanung	Datenübernahme, fertig implementiert
Primavera	Bestehende Terminpläne mit Vorgängen, Dauern und Abhängigkeiten – Migration der Altplanung	Datenübernahme, fertig implementiert
Excel	Projekt- und Vorgangslisten mit Terminen und Stundenwerten aus bestehenden Planungsdateien	Datenübernahme, fertig implementiert
SAP	Stammdaten und bestehende Planungsdaten aus SAP – Datenübernahme bei der Einführung	Datenübernahme, fertig implementiert
REST-API	Projekt-, Vorgangs- und Ressourcendaten für eigene Anbindungen	Offene Standardschnittstelle der Plattform

Die Liste bildet den Stand aus den bisherigen Kundenprojekten ab, keine abgeschlossene Menge – über die REST-API lassen sich weitere Systeme anbinden. Welche Felder Ihr konkretes System liefert und in welchem Takt abgeglichen wird, klären wir im Gespräch: Kontakt aufnehmen.

Ablauf

Wie läuft eine Schnittstellenanbindung ab?

Eine Schnittstelle entsteht nicht am ersten Tag. Der Rollout beginnt im Projektmanagement – im Median vergehen zwischen Kick-off und dem ersten selbst geplanten Projekt zehn Arbeitstage. Die Schnittstellenanbindung gehört in die dritte Phase der Einführung, wenn im Betrieb sichtbar geworden ist, welche Daten in der Planung wirklich fehlen.

Diese Reihenfolge ist Absicht. Wer die Schnittstelle vor dem ersten geplanten Projekt spezifiziert, stimmt Datenfelder ab, deren Nutzen noch niemand beurteilen kann – und baut regelmäßig mehr, als die Planung je braucht.

Anforderung klären: Welche Daten fehlen der Planung, und welches System führt sie? In den meisten Fällen steht am Anfang eine einzige Frage: Woher kommen die realen Verfügbarkeiten der Mitarbeiter?
Datenfelder abstimmen: Feld für Feld wird festgelegt, was übertragen wird, in welche Richtung und in welchem Takt. Hier entscheidet sich der Aufwand – nicht in der späteren Programmierung.
Anbindung einrichten: Steht die Anbindung für Ihr System bereits, wird sie konfiguriert und gegen Ihre Daten gestellt. Nachprogrammiert wird nur, wo Felder oder Formate von den bisherigen Implementierungen abweichen. Der laufende Betrieb bleibt davon unberührt, geplant wird weiter wie bisher.
Testlauf mit Echtdaten: Die Schnittstelle läuft zunächst parallel gegen echte Datenstände. Abweichungen fallen auf, bevor jemand auf Basis der importierten Daten Termine zusagt.
Betrieb und Monitoring: Nach der Freigabe läuft der Abgleich automatisiert. Fehlgeschlagene Läufe werden protokolliert, damit ein stiller Ausfall nicht unbemerkt in die Kapazitätsplanung wandert.

Wirkung in der Planung

Was die importierten Daten in der Planung bewirken

Ein Import ist kein Selbstzweck. Die Abwesenheiten aus der Zeiterfassung fließen direkt in die Kapazitätssicht: Die Abteilungskapazität ergibt sich aus den einzelnen Mitarbeiterverfügbarkeiten, abzüglich Urlaub, Krankheit und laufender Projekte. Überlastete Mitarbeiter sind sofort sichtbar, freie Kapazitäten ebenso.

Damit verschiebt sich, worüber in der Projektbesprechung gesprochen wird. Es geht nicht mehr darum, ob die Zahlen stimmen, sondern darum, welche Entscheidung sie nahelegen: verlängern, verschieben, umverteilen oder fremdvergeben.

Aufteilung der Planung zwischen Projektleitung, Fachabteilungen und Projektteams in Linetrack

Der zweite Effekt betrifft die Rückmeldung. Kommen die Ist-Zeiten aus der Zeiterfassung oder dem ERP zurück, entsteht der Soll-Ist-Vergleich ohne doppelte Erfassung – die Mitarbeiter buchen weiter dort, wo sie es gewohnt sind, und die Planung sieht trotzdem, was tatsächlich verbraucht wurde. Genau das ist der Grund, warum 50 % der Kunden mit Schnittstelle diesen Import als zweiten Schritt bauen lassen.

Szenarioplanung in Linetrack: Engpässe und Überschneidungen in der Kapazität erkennen

Ehrliche Einordnung zum Schluss: Für die hier gelisteten Systeme fällt keine gesonderte Schnittstellenentwicklung an – diese Anbindungen sind fertig. Linetrack kostet ab 10 € pro Nutzer und Monat in einem modularen Lizenzmodell aus Nutzeranzahl, Rollen und gebuchten Funktionsbausteinen. Aufwand entsteht dort, wo Ihre Daten von den bisherigen Implementierungen abweichen oder ein noch nicht angebundenes System dazukommt; das kalkulieren wir projektbezogen. Wer Details zu einem bestimmten Hersteller braucht, bekommt sie über den Kontakt.

Case Study

Planung, die mit echten Verfügbarkeiten rechnet

Vor der Anbindung wurden Abwesenheiten in der Projektplanung geschätzt oder schlicht nicht berücksichtigt. Heute kommen Urlaub, Krankheit und Arbeitszeitmodelle aus der Zeiterfassung in die Kapazitätssicht. Die Abteilungskapazität ist damit kein Erfahrungswert mehr, sondern ein gerechneter Stand – und die Grundlage dafür, dass zugesagte Termine auch gehalten werden können.

„Mit Linetrack haben wir zahlreiche intransparente Planungen eliminiert.“

Niklas Reitinger

Leiter Projektmanagement

Schnaithmann Maschinenbau GmbH

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Noch Fragen?

Buchen Sie sich einen Termin mit unserem Team.

Welche Systeme kann Linetrack anbinden?

Linetrack bindet ERP-Systeme sowie Zeiterfassungs- und HR-Systeme an – produktiv im Einsatz sind unter anderem AIDA, Finkzeit und OptiTime. Dazu kommen der Standard-Import aus MS Project, Primavera, Excel und SAP sowie eine REST-API für eigene Anbindungen. Die Liste bildet den Stand aus bisherigen Kundenprojekten ab, keine abgeschlossene Menge.

Ist der Import aus MS Project, Primavera und Excel eine programmierte Schnittstelle?

Programmiert sind alle Anbindungen von Linetrack – auch die Importe. Der Unterschied liegt woanders: Der Import aus MS Project, Primavera, Excel und SAP ist fertig entwickelt, Teil des Produkts und läuft out of the box. Ein laufender Abgleich mit ERP, Zeiterfassung oder HR bleibt dauerhaft aktiv und wird je Kunde auf die vorhandenen Felder abgestimmt.

Warum importieren fast alle Kunden zuerst die Personalabwesenheiten?

Weil Kapazitätsplanung ohne reale Verfügbarkeiten nicht funktioniert. Von den Linetrack-Kunden, die in den ersten sechs Monaten eine laufende Schnittstelle in Betrieb nahmen, importieren ausnahmslos alle die Personalabwesenheiten aus Zeiterfassung oder HR. Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Teilzeitmodelle entstehen dort und nicht im Projektsystem.

Was kostet eine Schnittstelle bei Linetrack?

Für die Systeme auf dieser Seite fällt keine gesonderte Schnittstellenentwicklung an, weil die Anbindungen bereits programmiert sind. Kosten entstehen dort, wo Ihr Datenstand von den bisherigen Implementierungen abweicht – andere Felder, andere Konfiguration oder ein System, das noch nicht angebunden ist. Das wird projektbezogen kalkuliert. Die Lizenz selbst beginnt bei 10 € pro Nutzer und Monat in einem modularen Modell aus Nutzeranzahl, Rollen und gebuchten Funktionsbausteinen. Eine Aufwandsschätzung erstellen wir nach dem Erstgespräch.

Gibt es eine REST-API für eigene Anbindungen?

Ja. Linetrack stellt eine REST-API bereit, über die Projekt-, Vorgangs- und Ressourcendaten ausgelesen werden können. Damit lassen sich auch Systeme anbinden, für die es keine fertige Anbindung gibt – wahlweise durch die IT des Kunden oder durch Linetrack. Zugang und verfügbare Endpunkte werden vor dem Projektstart geklärt.

Wie lange dauert eine Schnittstellenanbindung?

Dafür nennt Linetrack bewusst keine Standarddauer – sie hängt davon ab, wie zugänglich das Umsystem ist und wie viele Felder abgestimmt werden müssen. Belegbar ist der zeitliche Rahmen: 56 % der Kunden hatten ihre erste laufende Schnittstelle innerhalb der ersten sechs Monate nach dem Go-live im Einsatz, also nach dem produktiven Start der Planung.

Braucht Linetrack zwingend eine ERP-Anbindung?

Nein. Eine Schnittstelle ist keine Startvoraussetzung: In den ersten sechs Monaten hatten 56 % der Kunden eine laufende Schnittstelle im Einsatz, die übrigen arbeiteten in dieser Zeit ohne – Multiprojektmanagement sowie Termin- und Kapazitätsplanung laufen standalone. Davon hatten 39 % zusätzlich eine ERP-Anbindung. Eine ERP-Integration ist damit ein Verstärker, keine Voraussetzung für den Start.

Wie kommen Ist-Zeiten in den Soll-Ist-Vergleich?

Über eine Rückmeldung der gebuchten Stunden aus Zeiterfassung oder ERP. 50 % der Kunden mit laufender Schnittstelle importieren ihre Ist-Zeiten und stellen sie automatisch den geplanten Stunden gegenüber. Ohne Anbindung entsteht der Soll-Ist-Vergleich aus dem Task-Tracking in Linetrack selbst – der Import erspart lediglich die doppelte Erfassung.

Mehr erfahren