Werkzeugvergleich

Linetrack vs. Excel
in der Projektplanung

Excel ist der mit Abstand häufigste Vorgänger einer Projektplanungssoftware – und für einen Teil der Aufgaben bleibt es das beste Werkzeug. Der Bruch entsteht nicht beim Zeichnen eines Balkens, sondern im Betrieb: sobald mehrere Abteilungen denselben Plan pflegen sollen und mehrere Projekte um dieselben Leute konkurrieren.

Linetrack als Projektplanungssoftware im Vergleich zu Planungsdateien in Excel

Kurzfassung

Excel bleibt die richtige Wahl für ein einzelnes, überschaubares Projekt mit genau einem Verantwortlichen; Linetrack ist für Planung über Abteilungen und Projekte hinweg gebaut. Der Unterschied liegt im Betrieb: Eine Excel-Datei hat genau einen Besitzer, deshalb entstehen Kopien und Versionsstände. Linetrack legt Termine und Kapazitäten in eine gemeinsame Datenbasis, in der jede Abteilung ihren Anteil selbst pflegt. Von über 400 abgelösten Planungswerkzeugen war der Großteil Excel-Listen.

400+

abgelöste Excel-Listen
und Planungstools

91 %

nannten Excel- und Tool-Chaos
als Ausgangsproblem

1512+

parallel gesteuerte
Industrieprojekte

10 Tage

Median bis zum ersten
selbst geplanten Projekt

*Alle Kennzahlen auf dieser Seite stammen aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026. Bei den Ausgangsproblemen waren Mehrfachnennungen möglich.

Ausgangslage

Wofür Excel gebaut wurde – und wo es im Industrieprojekt bricht

Microsoft Excel ist eine Tabellenkalkulation: ein Raster aus Zellen, das rechnet, sortiert, filtert und auswertet. Genau dafür ist es hervorragend, und genau deshalb steht es in praktisch jedem Unternehmen. Ein Terminplan entsteht darin als Nebenprodukt – eine Spalte Start, eine Spalte Ende, bedingte Formatierung, fertig. Das ist keine Zweckentfremdung, sondern der naheliegende erste Schritt.

Die Bruchkante liegt nicht beim Zeichnen, sondern beim Betreiben. Eine Excel-Datei hat genau einen Besitzer: Sie liegt an einem Ort, sie wird von einer Person gepflegt, und im Zweifel ist der Schreibzugriff exklusiv. Sobald mehrere Abteilungen darin arbeiten sollen, entstehen Kopien, Versionsstände und E-Mail-Anhänge mit Datum im Dateinamen. Dazu kommt, was eine Tabelle strukturell nicht kennt: Excel rechnet keine Anordnungsbeziehungen, kennt keine Abteilungskapazität und hält jedes Projekt in einer eigenen Datei. Wie sich das speziell im Balkenplan auswirkt, behandelt die Seite Gantt-Planung; dieser Vergleich betrachtet das Werkzeug als Ganzes.

Praxis

Woran der Excel-Plan bricht, wenn Abteilungen und Projekte dazukommen

Solange eine Person ein Projekt plant, trägt die Datei. Fünf Punkte beschreiben, was passiert, wenn eine zweite Abteilung und ein zweites Projekt dazukommen. Die gemeinsame Bearbeitung in Microsoft 365 ändert daran weniger, als man erwartet: Sie löst den gleichzeitigen Zugriff, nicht die Struktur dahinter – eine Tabelle kennt Zellen und Blätter, aber keine Rollen je Verantwortungsbereich und keine Abteilungskapazität.

Eine Datei hat genau einen Besitzer. Sie liegt in einem Verzeichnis, eine Person pflegt sie, und wer etwas ändern will, braucht Zugriff auf das Ganze. Der einfachste Ausweg ist eine Kopie – und ab diesem Moment existiert der Plan zweimal.
Aus Kopien werden Versionsstände. Der Stand wandert als E-Mail-Anhang mit Datum im Dateinamen durchs Haus. In der Besprechung wird dann zuerst geklärt, welche Datei gilt, und erst danach, welcher Termin.
Rechte gelten für die Datei, nicht für den eigenen Anteil. Die Konstruktion soll ihre Vorgänge pflegen können, ohne die Montageplanung zu verändern. Eine Tabelle trennt das nicht: Entweder jemand darf die Datei bearbeiten oder nicht. Rollen je Verantwortungsbereich sind kein Konzept einer Tabellenkalkulation.
Jedes Projekt lebt in seiner eigenen Datei. Die Kapazität einer Abteilung ergibt sich aber erst aus allen Projekten zusammen. Die Frage, wer im März überbucht ist, steht damit zwischen den Dateien statt in einer davon – beantworten lässt sie sich nur durch Zusammenkopieren, und das jedes Mal neu.
Die Datei wird zur Anwendung, die niemand übernehmen kann. Über die Jahre wachsen Verknüpfungen, Makros und verschachtelte Formeln. Was entsteht, ist Software ohne Dokumentation und ohne Test – und sie hängt an der Person, die sie gebaut hat. Im Schnitt löst Linetrack mehrere solcher Planungswerkzeuge und Datensilos je Kunde gleichzeitig ab.

Die Frage steht zwischen den Dateien

Punkt vier an einem Beispiel: Drei Projekte, drei Dateien, dieselbe Abteilung im selben Monat. Jede Datei für sich sieht unauffällig aus.

Projekt-A.xlsxKonstruktion, März45 %Projekt-A.xlsx: 45 % der Konstruktionskapazität im März.
Projekt-B.xlsxKonstruktion, März40 %Projekt-B.xlsx: 40 % der Konstruktionskapazität im März.
Projekt-C.xlsxKonstruktion, März30 %Projekt-C.xlsx: 30 % der Konstruktionskapazität im März.

Summe über alle drei Dateien115 % überbucht

Keine der drei Dateien zeigt einen Engpass. Die Überbuchung entsteht erst in der Summe – und diese Zeile gibt es in keiner Tabelle, solange niemand sie von Hand zusammenkopiert.

Diese fünf Punkte betreffen den Betrieb, nicht die Darstellung. Wer nur wissen will, warum ein Balkenplan in Excel als Terminlogik nicht trägt, findet das im Detail unter Gantt-Planung. Wer die Frage eine Ebene größer stellt – welche Kategorie von Software überhaupt passt –, findet die Übersicht im Software-Vergleich.

Kernthese

Ein Rechenblatt oder eine gemeinsame Planung

Excel ist kein schlechtes Planungswerkzeug. Es ist ein hervorragendes Rechenwerkzeug, das für die Planung mitbenutzt wird, weil es vorhanden ist und weil jeder es bedienen kann. Genau deshalb ist es auch der häufigste Vorgänger: Von über 400 abgelösten Planungswerkzeugen war der Großteil Excel-Listen.

Die Grenze verläuft nicht zwischen „kann Balken darstellen“ und „kann es nicht“. Sie verläuft zwischen einem Dokument, das einer Person gehört, und einer Datenbasis, an der mehrere Verantwortungsbereiche gleichzeitig arbeiten. 91 % der Kunden nannten Excel- und Tool-Chaos als Ausgangsproblem.

Der Test dafür ist einfach: Verschieben Sie einen Vorgang um zwei Wochen. In einer Tabelle ändert sich ein Datum. In einer gemeinsamen Planung wandern die verknüpften Folgevorgänge mit, die Stunden verschieben sich im Kapazitäts-Histogramm der betroffenen Abteilung, und das Projekt daneben, das denselben Konstrukteur zur selben Zeit eingeplant hat, zeigt den Konflikt.

Was Linetrack dabei ausdrücklich nicht tut, ist automatisch umplanen. Die Software rechnet die Verschiebung durch die Kette und zeigt die Konsequenz – entschieden wird von Menschen, die den Kunden, die Maschine und die Zusage kennen. Wie Termine und Kapazitäten dabei zusammenhängen, beschreibt die Seite Termin- und Kapazitätsplanung.

Im Vergleich

Microsoft Excel
gegen Linetrack

Der Vergleich betrifft nicht den Funktionsumfang – in Summe rechnet Excel mehr als jedes Planungssystem. Er betrifft sieben Punkte, an denen sich Projektplanung im laufenden Betrieb entscheidet.

Aspekt	Microsoft Excel
Datenhaltung und Zugriff	Datei mit einem Besitzer, daraus Kopien und Versionsstände	Eine Datenbasis, Rollen und Rechte je Verantwortungsbereich
Anordnungsbeziehungen	Als Datumswerte gepflegt, ohne Terminlogik dahinter	Verknüpft – Verschiebungen wirken durch die Kette
Abteilungskapazität	Nicht vorgesehen, getrennte Liste oder Erfahrungswert	Kapazitäts-Histogramm unter dem Balkenplan, projektübergreifend
Mehrere Projekte gleichzeitig	Eine Datei je Projekt	Alle Projekte in einer gemeinsamen Datenbasis
Rückmeldung aus den Abteilungen	Zuruf, E-Mail, Statusabfrage, Einbau von Hand	Task-Tracking über Desktop und mobile App
Soll-Ist und Forecast	Export, Pivot-Tabelle, Handabgleich	Ist-Werte laufen in denselben Plan, Forecast im System
Freie Ad-hoc-Rechnung	Stärke: jede Formel, sofort, ohne Modellgrenzen	An das Planungsmodell gebunden, freie Auswertung per Export

Die letzte Zeile gehört zur ehrlichen Einordnung: Wer frei rechnen will, ist in Excel schneller als in jedem Planungssystem, und daran ändert Linetrack nichts. Der Unterschied liegt darin, wo der verbindliche Terminstand liegt und wer ihn pflegt. Genau darum geht es beim kollaborativen Projektmanagement: Fachabteilungen pflegen ihren Anteil selbst, statt ihn zu melden. Lieferanten kommen über eine kostenfreie Kollaborationslizenz als eigene Akteure in denselben Terminplan.

Sicherheit & Vertrauen

Ihre Daten. Sicher in Deutschland.

Linetrack läuft vollständig in der EU – gehostet bei einem ISO-zertifizierten Partner, durchgängig verschlüsselt und regelmäßig gesichert.

Made in the EU

DSGVO-konform

Gehostet in Deutschland

Anwendung, Datenbank und Backups laufen ausschließlich bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein.

Vollständig DSGVO-konform

Ihre Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert.

ISO/IEC 27001:2022-zertifiziertes Rechenzentrum

Unser Hosting-Partner betreibt das Rechenzentrum nach dem international anerkannten Sicherheitsstandard ISO/IEC 27001.

Verschlüsselt in Transit und im Ruhezustand

Datenübertragung über TLS 1.2/1.3, Speicherung mit AES-256-Verschlüsselung.

Mehrstufige Backups

Stündliche, tägliche und monatliche Backups mit einer Wiederherstellungszeit von in der Regel unter einer Stunde.

Ehrliche Einordnung

Wann Excel die richtige Wahl bleibt

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, und für einen Teil der Arbeit in einem Projekt bleibt es das beste. Vier Fälle, in denen ein Wechsel keinen Gewinn bringt:

Einmalige Ad-hoc-Auswertungen und Kalkulationen. Eine Angebotskalkulation, ein Kostenvergleich, eine Auswertung, die genau einmal gebraucht wird: Dafür ist eine Tabelle das schnellste verfügbare Werkzeug. Ein Planungssystem dafür zu öffnen, wäre der Umweg.
Ein einzelnes, überschaubares Projekt mit genau einem Verantwortlichen. Wenn dieselbe Person plant, pflegt und entscheidet, gibt es keinen Abstimmungsverlust, den ein System auffangen müsste. Die Datei ist dann kein Kompromiss, sondern die passende Größe.
Datenaufbereitung und Export für Berichte. Zahlen zusammenführen, umformen, in eine Berichtsform bringen: Auch Unternehmen mit Linetrack exportieren dafür weiterhin nach Excel. Das ist kein Rückschritt, sondern die Arbeitsteilung zwischen Planungssystem und Tabellenkalkulation.
Schnelle Was-wäre-wenn-Rechnungen außerhalb der Terminlogik. Eigenfertigung gegen Fremdvergabe, Stundensätze, Mengengerüste: Solche Rechnungen brauchen keine Anordnungsbeziehungen, sondern Freiheit in den Formeln. Da ist Excel schneller.

Termin- und Ressourcenplanung in Linetrack über mehrere Abteilungen und Projekte hinweg

Der Wechsel lohnt sich erst, wenn mehrere Abteilungen denselben Plan pflegen sollen oder mehrere Projekte um dieselben Leute konkurrieren. Bis dahin ist die Excel-Datei kein Problem, sondern eine Lösung mit angemessenem Aufwand. Ab dann verschiebt sich die Frage von der Darstellung zur Organisation – und damit zum Multiprojektmanagement.

Umstieg

Wie der Umstieg aus Excel abläuft

Der Excel-Import ist keine Sonderentwicklung, sondern fertige Standardfunktion und Teil des Produkts – ohne Extra-Aufwand. Projekt- und Vorgangslisten mit Terminen und Stundenwerten werden direkt eingelesen. Die Bestandsplanung wird übernommen, statt neu getippt zu werden.

Damit entfällt das häufigste Argument gegen einen Wechsel: Niemand muss jahrelang gewachsene Planungsdateien abtippen. Dasselbe gilt für Terminpläne aus MS Project und Primavera sowie Stammdaten aus SAP – die Übersicht dazu steht unter Schnittstellen und Integrationen.

Aus Excel übernommene Projekt- und Vorgangslisten im Projektstrukturplan von Linetrack

Entscheidend ist danach nicht der Import, sondern der erste eigene Plan. Im Median vergehen zwischen Kick-off und dem ersten selbst geplanten Projekt zehn Arbeitstage, unabhängig von der Unternehmensgröße. Den Ablauf dahinter beschreibt die Seite Einführung; wie die Planung im Maschinen- und Anlagenbau danach aussieht, zeigt die Branchenseite. Wie ein solcher Umstieg für einen Maschinenbauer konkret aussieht, zeigt die Case Study zu MSG Solutions – das alte Projektmanagement-Tool wurde dort vollständig abgelöst.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Noch Fragen?

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Ist Excel für die Projektplanung geeignet?

Für ein einzelnes, überschaubares Projekt mit genau einem Verantwortlichen ja. Für Ad-hoc-Kalkulationen, Datenaufbereitung und freie Was-wäre-wenn-Rechnungen bleibt Excel sogar das schnellere Werkzeug. Die Grenze liegt im Betrieb: Excel rechnet keine Anordnungsbeziehungen, kennt keine Abteilungskapazität und hält jedes Projekt in einer eigenen Datei mit genau einem Besitzer.

Wann sollte man von Excel auf eine Projektplanungssoftware wechseln?

Wenn mehrere Abteilungen denselben Plan pflegen sollen oder mehrere Projekte um dieselben Leute konkurrieren. Beides erzeugt in einer Datei Kopien und Versionsstände, weil eine Tabelle keine Rollen je Verantwortungsbereich und keine projektübergreifende Kapazität kennt. Solange eine Person plant und entscheidet, gibt es keinen Grund zu wechseln. Ab dem zweiten Parallelprojekt wird daraus eine Frage des Multiprojektmanagements.

Was kann Linetrack, was Excel nicht kann?

Drei Dinge, die in einer Tabelle strukturell fehlen: Anordnungsbeziehungen, die beim Verschieben durch die Kette wirken; ein Kapazitäts-Histogramm direkt unter dem Balkenplan, das die Auslastung einer Abteilung über alle Projekte zeigt; und Rollen und Rechte, mit denen jede Fachabteilung ihren Anteil im selben Plan pflegt. Dazu kommen Rückmeldung per Task-Tracking, Szenarien vor der Entscheidung und Lieferanten als eigene Akteure im Terminplan.

Lassen sich bestehende Excel-Planungen nach Linetrack übernehmen?

Ja. Der Excel-Import ist fertige Standardfunktion und Teil des Produkts, es entsteht kein Extra-Aufwand für eine Schnittstellenentwicklung. Projekt- und Vorgangslisten mit Terminen und Stundenwerten werden direkt eingelesen, die Bestandsplanung wird übernommen statt neu getippt. Dasselbe gilt für Terminpläne aus MS Project und Primavera sowie Stammdaten aus SAP – eine Übersicht aller Anbindungen steht unter Schnittstellen und Integrationen.

Wie lange dauert der Umstieg von Excel auf Linetrack?

Zwischen Kick-off und dem ersten selbst geplanten Projekt vergehen im Median zehn Arbeitstage – unabhängig von der Unternehmensgröße. Der Import der Bestandsplanung ist dabei nicht der Engpass, weil er als Standardfunktion läuft. Zeit kostet die Verständigung darüber, wie tief geplant wird und welche Abteilung welchen Anteil pflegt. Den vollständigen Ablauf beschreibt die Seite Einführung.

Was kostet Linetrack im Vergleich zu einer Excel-Lösung?

Ein direkter Preisvergleich führt in die Irre, weil Excel in aller Regel als Teil einer bereits vorhandenen Office-Lizenz genutzt wird. Linetrack beginnt bei 10 € pro Nutzer und Monat, modular nach Nutzeranzahl, Rollen und gebuchten Funktionsbausteinen. Ein Planspiel vor der Entscheidung ist kostenfrei, Lieferanten erhalten eine kostenfreie Kollaborationslizenz. Betrieben wird die Plattform in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Was der Wechsel für Ihre Planung bedeutet, klären wir im Erstgespräch.

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