Kollaborativer Projektbaukasten

Die Planung von Projekten erfordert Abstimmungsprozesse zwischen der Projektleitung und den Abteilungen im Unternehmen. Der Projektbaukasten von Linetrack ermöglicht eine kollaborative Planung von Projekten auf einer zentralen Plattform und automatisiert somit Abstimmungsprozesse.

Zur Beschreibung

Die Grobplanung wird in der Projektleitung oder im Vertrieb erstellt und unterteilt das Projekt in terminierte Abschnitte.

Team- oder Abteilungsleiter ergänzen durch die Feinplanung ihrer Projektabschnitte.

Die Projektleitung wird über Terminänderungen informiert und kann über diese entscheiden.

Warum erfolgt die Projektplanung kollaborativ?

Die kollaborative Planung von Projekten mit einer Projektleitung und mehreren Abteilungen ist besonders sinnvoll, da sie die Effizienz und Erfolgsrate von Projekten signifikant steigern kann. Studien zeigen, die verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen verringert Missverständnisse und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Abstimmungsfehlern um 30 %. Weiterhin führt die erhöhte Transparenz dazu, dass 77 % der Teams Probleme frühzeitig erkennen und schneller lösen können.

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Grobplanung durch die Projektleitung

Projektpläne werden über eine Struktur- und Ablaufplanung erstellt. Beide Planungssysteme sind aufeinander abgestimmt. In der Regel wird der zu Beginn erstellte Projektstrukturplan in der Gantt-Planung terminiert.

Projektstrukturplan: Planung des Projektaufbaus

Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Darstellung aller Aufgaben und Arbeitspakete eines Projekts. Er unterteilt das Projekt in überschaubare Teilbereiche mit eindeutigem Zuständigkeitsbereich der Abteilungen. Diese Teilbereiche können leicht geplant und überwacht werden. Der PSP bildet die Grundlage für die weitere Zeit- und Ablaufplanung.

Gantt-Planung: Ablaufplanung des Projekts

Die Zeit- und Ablaufplanung erfolgt in einem bedienungsfreundlichen Gantt-Diagramm. Hier werden Strukturelemente terminiert, zeitliche Abhängigkeiten sowie Puffer und Wartezeiten eingestellt. Durch diese Ablaufplanung können Auswirkungen von Verschiebungen in der Projektabwicklung transparent dargestellt werden.

Feinplanung durch Team- und Abteilungsleiter

Sobald eine Grobplanung angelegt und Zuständigkeitsbereiche hinterlegt wurden, werden Bereichsleiter via Outlook-Verknüpfung darüber informiert und zur Feinplanung weitergeleitet.

Teamplaner: Ablaufplanung der Projektteams

In der Feinplanung werden Aufgaben den Projektmitarbeitern zugewiesen. Projektmitarbeiter werden rechtzeitig an die Terminrückmeldung Ihrer Aufgabenpakete erinnert.

Bereichsleiter planen in Ihrem übersichtlichen Teilbereich des Projekts. Hier kann ein bereichsspezifischer Ablaufplan ergänzt werden. Aufgaben und Ressourcen werden an die Mitarbeiter des Bereichs zugewiesen. Je nach Vorgabe der Projektleitung sind die Start- und Endtermine der Teilbereiche fix oder veränderbar.

Kollaborative Projektabwicklung

In der Feinplanung werden Aufgaben den Projektmitarbeitern zugewiesen. Projektmitarbeiter werden rechtzeitig an die Terminrückmeldung Ihrer Aufgabenpakete erinnert. Kommt es zu einem Verzug im Projekt, wird die Bereichs- und Projektleitung darüber informiert. In einer What-If-Planung werde Auswirkungen der Verzüge sichtbar gemacht und die Planung je nach Szenario angepasst. Werden Verschiebungen umgesetzt, werden alle Verantwortliche, die das betrifft benachrichtigt.

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Vorlagen & Schnittstellen

Projektpläne müssen in Linetrack nicht von der Wiege aufgebaut werden. Nutzer können Projektvorlagen anlegen, die automatisch auf den neuen Projektablauf terminiert werden und vordefinierte Zuständigkeitsbereiche enthalten. Das Gleiche gilt für Ablaufpläne der Bereichsleitung.

Ebenfalls können bestehende MS Excel und MS Project Pläne für die Grob- und Feinplanung genutzt werden. Diese lassen sich bequem in Linetrack auslesen. Erstellte Projektpläne können als PDF exportiert werden.