Ressourcenmanagement im Multiprojektmanagement
In der Ressourcenplanung werden verfügbare Ressourcen verplant und die Kapazitätsauslastung von Abteilungen überwacht. Ein effizientes Ressourcenmanagement ist ausschließlich über die gesamtheitliche Betrachtung des gesamten Produktportfolios möglich.
Funktionslogik des Linetrack-Ressourcenmanagers
Steht dem Nutzer die Funktion des Linetrack-Ressourcenmanagers zur Verfügung, wird die kollaborative Projektplanung durch eine projektübergreifende Ressourcenplanung ergänzt. Für das Management und die Überwachung der Ressourcen wird ein spezielles Dashboard verwendet.
Die Grobplanung der Projektleitung wird durch einen Forecast der Ressourcen ergänzt.
Team- oder Abteilungsleiter überführen den Forecast in eine Ressourcenplanung.
Auslastungen auf Abteilungsebene überwachen und steuern.
Warum ist ein Ressourcenmanagement entscheidend?
Die Ressourcenplanung ist entscheidend, um Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen. Sie sorgt dafür, dass personelle und materielle Ressourcen optimal eingesetzt werden, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden. Laut einer Studie des Project Management Institute (PMI) scheitern 43 % der Projekte aufgrund unzureichender Ressourcenplanung, was die zentrale Bedeutung dieser Planung unterstreicht.
Zudem zeigt eine Umfrage, dass 70 % der Unternehmen, die eine effektive Ressourcenplanung implementieren, signifikante Verbesserungen in den Projektlaufzeiten feststellen. Damit ist die Ressourcenplanung nicht nur ein „nice to have“, sondern ein Schlüsselfaktor für den Projekterfolg.
Kollaborative Planung von Ressourcen
Die Verplanung von Ressourcenauslastungen erfolgt in Stunden. Die Verfügbarkeit der Ressourcen können initial vorgegeben und z. B. durch Urlaubszeiten individualisiert werden. Jede Ressource kann einer Ressourcengruppe, in den meisten Fällen einer Abteilung oder einem Team, zugewiesen werden.
Ressourcen-Forecasts in der Grobplanung
In der Grobplanung können Ressourcen in Form von Forecasts angelegt werden. Das ist immer dann von Vorteil, wenn das Projekt aufgrund der hohen Projektlaufzeit zunächst keine genaue Ressourcenplanung zulässt. In einem Forecast werden Teilbereich des Projekts, z. B. eine Entwicklungsphase, mit budgetierten Auslastungen versehen. Natürlich können Ressourcen ebenfalls direkt für Mitarbeiter verplant werden. Basierend auf der Verfügbarkeit einer Ressource meldet Linetrack ein Feedback an den Nutzer zurück, ob die Abteilung oder Einzelressource überlastet ist. Tipp: Ressourcen-Forecasts können in Vorlagen für unterschiedliche Projektarten hinterlegt und gemustert werden.
Ressourcenplanung durch Team- und Abteilungsleiter
Sobald eine Grobplanung mit Forecast angelegt und Zuständigkeitsbereiche hinterlegt wurden, werden Bereichsleiter via Outlook-Verknüpfung darüber informiert. Bereichsleiter planen in Ihrem übersichtlichen Teilbereich des Projekts. Hier wird der Forecast von Ressourcen auf Abteilungsebene in eine Planung auf Mitarbeiterebene umgewandelt. Ressourcen können ebenfalls auf den individuellen Ablaufplan der Abteilung umgelegt werden.
Ressourcenmanagement in der Projektabwicklung
Eine konsistente Ressourcenplanung ist die Grundlage für ein effizientes Ressourcenmanagement. Das Ressourcen-Dashboard bietet einen Echtzeit-Überblick bzgl. der Auslastung von Ressourcen. Dabei wird über die Auslastung der Mitarbeiter die Auslastung von Teams oder Abteilungen berechnet. Bei Veränderungen wie Krankheitsfällen und Ressourcenengpässen können Ressourcenauslastungen flexibel und übersichtlich gesteuert werden.
Warum ist die Ressourcenplanung in einer Projektmanagementsoftware besser als in Excel-Listen?
Die Ressourcenplanung sollte eng mit der Ablaufplanung aller Projekte verknüpft werden, um sicherzustellen, dass die verfügbaren Ressourcen optimal auf die zeitlichen Anforderungen abgestimmt sind und Engpässe vermieden werden. Nur so können Verzögerungen und Überlastungen proaktiv vermieden und der Projektfortschritt effizient gesteuert werden.
Eine Zentrale Planung von Ressourcen in einer Software bietet einen Echtzeit-Überblick über die Verfügbarkeit und Zuweisung von Ressourcen, was eine schnelle Anpassung an Änderungen ermöglicht. Im Gegensatz dazu führen Ressourcenplanungen in vielen unterschiedlichen Excel-Listen oft zu Inkonsistenzen, Fehlern und doppelten Einträgen, da Daten schwer synchronisiert werden können.